Raum 305
Löbdergraben 24a
07743 Jena
Informationen zum HISinOne-Projekt
Details zur Einführung des neuen Campus-Management-Systems
Im Rahmen dieses über 10 Jahre angelegten Großprojektes, in dem Mitarbeitende aus unterschiedlichsten Bereichen und Abteilungen der Friedrich-Schiller-Universität Jena involviert sein werden, soll das neue Campus-Management-System "HISinOne" der HIS eG implementiert werden. Sämtliche Verwaltungsprozesse rund um den studentischen Lebenszyklus werden im Zuge der HISinOne-Einführung unter die Lupe genommen und mit dem Ziel einer umfassenden Standardisierung sukzessive evaluiert und angepasst. Grundlage dafür ist ein professionelles Akzeptanz- und Changemanagement, das eine erfolgreiche Projektplanung, -strukturierung und -gestaltung sicherstellt.
Unter Allgemeine Informationen finden Sie neben einer Auflistung der Projektziele auch eine Übersicht der zeitlichen Gesamtplanung des Projektes, der Projektorganisation und der zuständigen Ansprechpersonen. Weiterführende Informationen zu den Teilprojekten (u.a. Funktionsumfang der einzuführenden Module, zeitliche Planung und Projektstatus) können Sie hier abrufen.
Zuletzt aktualisiert:
Ist: 58% erledigt
Ziel: Vollständige Einführung HISinOne
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Projektziele
Zielstellung HISinOne-Einführungsprojekt
- Ablösung des aktuellen Campus-Management-Systems "Friedolin", das auf den auslaufenden GX- und QIS-Produkten der HIS eG basiert
- Überführung in das Nachfolgeprodukt "HISinOne" (interne Arbeitsbezeichnung: "Friedolin 2.0")
- Abbildung von Verwaltungsprozessen des Student Life Cycle
- Überprüfung, Anpassung und Weiterentwicklung der bisherigen Geschäftsprozesse und Workflows
- Steigerung der Effizienz und Transparenz universitärer Kern- bzw. Geschäftsprozesse
- Planungsoptimierung von Lehrangeboten sowie Personal- und Raumeinsatz
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Projektplan
Planung HISinOne-Einführungsprojekt
Das HISinOne-Einführungsprojekt ist auf eine Laufzeit von fast 9 Jahren angelegt. Im Rahmen eines Vorprojektes erfolgte dabei die Konzipierung der drei Teilprojekte, in denen die Produktbereiche APP (Bewerbung und Studienplatzvergabe), STU (Studierenden- und Gebührenmanagement) und EXA (Prüfungs-, Veranstaltungs- und Raummanagement) des HISinOne-Systems nach den entsprechenden Anforderungen der Fachbereiche (u.a. Hochschulverwaltung, Fakultäten, Studierendenvertretung) eingeführt werden sollen.
Planung HISinOne-Einführungsprojekt; Stand: 30.06.2024 -
Projektorganisation
Personen im HISinOne-Einführungsprojekt
HISinOne wird in einem fachbereichsübergreifenden Großprojekt eingeführt, bei dem eine Vielzahl von Universitätsmitarbeitenden direkt beteiligt sind, um die komplexen Geschäftsprozesse entsprechend den hohen Anforderungen im System abbilden zu können. Die Projektstruktur ist den Organigrammen zu entnehmen, in denen einerseits die projektübergreifenden Gremien, aber auch die Mitarbeitenden aus den einzelnen Teilprojekten inklusive deren Funktion aufgeführt sind.
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Projektkommunikation
Kontaktpersonen im HISinOne-Einführungsprojekt
Die Kontaktdaten der HISinOne-Projektleitung finden Sie hier. Für weitere Fragen rund um das HISinOne-Einführungsprojekt, den Service Desk, Schulungsbedarf, das Friedolin 2.0-Portal oder verwandte Themen stehen Ihnen die Kolleginnen des Projektbüros jederzeit zur Verfügung.
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Projekthistorie
Historie des HISinOne-Einführungsprojektes
Friedolin
Friedolin steht für »Friedrich-Schiller-Universität online« und ist das Campus Management System der Universität Jena, erreichbar unter: https://friedolin.uni-jena.deExterner Link. Es verwaltet und unterstützt im Sinne des studentischen Lebenszyklus Bereiche von der Bewerbung über die Anzeige zu Rückmeldegebühren bis hin zu Notenverbuchungen und -übersichten. Der Grundstein wurde 1999 mit der Einführung des Moduls „Lehre, Studium, Forschung“ (LSF) der HIS GmbH gelegt. Dank LSF (ursprünglich unter dem Namen elektronisches Vorlesungsverzeichnis (eVV)) war es erstmals möglich, die angebotenen Lehrveranstaltungen der Universität Jena online zur Verfügung zu stellen. Das eVV löste in den folgenden Jahren das gedruckte Vorlesungsverzeichnis ab. Seit dem Sommersemester 2005 wird LSF/eVV flächendeckend an der Universität verwendet. Eine Ausnahme bildet die medizinische Fakultät mit dem Universitätsklinikum, die aufgrund spezieller Anforderungen auf ein eigenes elektronisches System setzt. Im Wintersemester 2007/08 stellten erstmals in größerem Umfang die Fakultäten ihr Studienformat auf modularisierte Studiengänge (Bachelor/Master) um. Mit den neuen Studienformaten ergaben sich neue Anforderungen u.a. an die Verwaltung. Zur Unterstützung und um den Mehraufwand einzugrenzen, wurde die bereits in einigen Prüfungsämtern eingesetzte Prüfungsverwaltung HISPOS ausgebaut. Im Wintersemester 2008/09 gingen die ersten QIS-Module an den geisteswissenschaftlichen Fakultäten an den Start. Friedolin wurde eingeführt und in den folgenden Jahren ausgebaut und immer umfänglicher genutzt.
Friedolin 2.0 (Arbeitstitel im Vorprojekt)
Nach der Ankündigung der HIS eG, die in die Jahre gekommenen GX/QIS Produktreihe sukzessive auslaufen zu lassen, entschied sich die Universität Jena 2018 für ein neues System. Der Bereich der Campus-Management-Software ist ein im deutschsprachigen Raum übersichtlicher Markt mit wenigen umfänglichen Softwarelösungen, die jeweils Vor- und Nachteile aufweisen. Nach mehrjähriger Marktbeobachtung, in der die Universität Jena u.a. im Austausch mit anderen Hochschulen stand und einer zweijährigen Einsatzphase eines Konkurrenzproduktes im Zuge der Thüringer Vorreiterrolle beim Dialogorientierten Serviceverfahren „DoSV“ entschied sich die Universitätsleitung im Juli 2018 einstimmig für ein Vorprojekt mit der HIS eG und dem Nachfolgeprodukt HISinOne. Im Oktober 2018 wurden die Verträge für das Vorprojekt unterschrieben und eine Steuerungsgruppe eingerichtet. Diese wurde u.a. mit der Entwicklung einer Projektstruktur beauftragt und dem Aufbau einer Unterstützungsstruktur bei Interessentengruppen wie Fakultäten, Verwaltung, Rechenzentrum und StuRa. Im März 2019 fand der Start in das Vorprojekt statt. Seit April fanden mehrere Auftaktworkshops mit Fakultäten, Verwaltung, Rechenzentrum und Studierenden des StuRa sowie einzelner Projektarbeitsgruppen statt, um das Vorprojekt zu koordinieren und die Anforderungen an das zukünftige System vorzubereiten und abzustimmen. Aktuell wird bei der Ablösung und Überführung des Systems von einem mehrjährigen Prozess ausgegangen, der bei positiver Vorprojektphase sukzessive umgesetzt werden soll.
Produktpräsentation des Herstellers HIS e.G in der Aula
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Teilprojekt 1 (APP) - Bewerbung & Studienplatzvergabe
Planung Teilprojekt 1 (APP); Stand: 31.10.2023Das Teilprojekt 1 (APP) wurde am 30.09.2023 erfolgreich mit der Einführung des Produktbereichs "Bewerbung und Studienplatzvergabe" abgeschlossen. Bereits seit dem 1. Quartal 2023 sind folgende Funktionalitäten für das gesamte Studienangebot der Univeristät Jena im neuen System HISinOne (Zugriff über das Portal Friedolin 2.0) verfügbar:
Bewerbung
- ein komfortabler Dialog leitet durch den Bewerbungsprozess
- verständliche Benutzerführung
- papierloser Bewerbungsantrag
- transparenter und verständlicher Bewerbungsprozess
- alle Dateien, Nachweise und Sonderanträge werden digital übermittelt
- intuitive Teilfachbewerbung
- zentrales Portal für alle Bewerbergruppen
- automatisierte Benachrichtigungen
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Sachbearbeitung
- maßgeschneiderte Online-Bewerbungsformulare (frei konfigurierbar)
- effektivere Bearbeitung von Bewerbungen
- Vergabe von Studienplätzen wird durch automatisierte Ranglistenerstellung mit vielfältigen Konfigurationsvarianten unterstützt
- individuelle Bearbeitungsworkflows (einfacher, besser, digital)
- intuitive Bedienung durch gezielte Hinweise auf prüfrelevante Bewerbungsbestandteile
- digitale Bereitstellung von Bescheiden
- individuelle Zugriffsrechte je nach Nutzergruppe
- frei konfigurierbare individuelle Aufgabenlisten
- umfassende Such-, Berichts- und Exportmöglichkeiten
- Einzelfall- und Massenbearbeitung
- Verwaltung von digitalen und postalischen Nachreichungen
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Teilprojekt 2 (STU) - Studierenden- & Gebührenmanagement
Planung Teilprojekt 2 (STU); Stand: 30.06.2024Das zweite Teilprojekt (STU) beinhaltet die fachlichen Produktbereiche Studierenden- & Gebührenmanagement und erstreckt sich über eine Projektlaufzeit vom 01.10.2022 bis 31.12.2025.
Die erste Phase der Projektlaufzeit (01.10.2022 bis 31.08.2023) befasste sich intensiv mit dem Prozessmanagement. In gemeinsamen Prozesswerkstätten mit der Interessenvertretung (sog. „Key-User“) der beteiligten Fachbereiche steht die Erarbeitung von SOLL-Prozessen im Vordergrund. Als Grundlage dienten durch die HIS eG bereitgestellte Referenzprozesse, welche betrachtet, abgestimmt und ggf. angepasst werden. Es war dem Projektteam sehr wichtig, dass alle Akteure gleichermaßen eingebunden waren, um die Einführung des Teilprojektes 2 (STU) so transparent und zielführend wie möglich zu gestalten.
Das Teilprojekt befindet sich derzeit mitten in der Umsetzungphase, die nach aktuellem Plan noch bis zum Sommer 2025 andauern wird.
Das neue System wird für die verschiedenen Zielgruppen mit Einführung des Produktbereichs STU u.a. folgende Funktionalitäten anbieten:
Studierendenmanagement
- Abwicklung von Massen- und Einzelvorgängen für Einschreibung, Rückmeldung und Exmatrikulation
- Bescheid- und Bescheinigungserstellung
- Zentrales Management von Studierendendaten
- Duplikatsprüfungen
- Verwaltung von Gasthörer:innen
- Upload von Nachweisen zu Anträgen
- Unterstützung des elektronischen Meldeverfahrens SMV (Studentische Krankenversicherung)
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Gebührenmanagement
- Sammelbearbeitung von Semester-/Kursgebühren
- Verrechnung & Erstattung von Guthaben für Einzel- und Massenfälle
- Massenberechnung von Gebühren
- Lastschriftverfahren
- Flexibel konfigurierbare Gebührenordnung
- Befreiung und Minderung von Gebühren per Antrag
- Definition von Toleranzbeträgen
- Unterstützung von Studienkonten- und Studienguthaben-Modellen
- uvm.
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Teilprojekt 3 (EXA) - Prüfungs-, Veranstaltungs- & Raummanagement
Planung Teilprojekt 3 (EXA) Stand 30.06.2024Das dritte Teilprojekt (EXA) beinhaltet die fachlichen Produktbereiche Studiengang-, Prüfungs- und Veranstaltungs- & Raummanagement und erstreckt sich über eine Projektlaufzeit vom 01.04.2022 bis 31.12.2028.
Die erste Phase der Projektlaufzeit (01.04.2022 bis 30.09.2024) befasst sich intensiv mit dem Prozessmanagement. In gemeinsamen Prozesswerkstätten mit der Interessenvertretung (sog. „Key-User“) der einzelnen Fakultäten und beteiligten Fachbereiche steht die Erarbeitung von SOLL-Prozessen im Vordergrund. Als Grundlage dienen durch die HIS Hochschul-Informations-Systeme eG bereitgestellte Referenzprozesse, welche betrachtet, abgestimmt und ggf. angepasst werden. Es ist uns sehr wichtig, dass alle Akteure gleichermaßen eingebunden sind und somit die Einführung des Teilprojekts 3 (EXA) transparent und zielführend gestaltet wird.
Das neue System wird für die verschiedenen Zielgruppen mit Einführung des Produktbereichs EXA u.a. folgende Funktionalitäten anbieten:
Studiengangsmanagement
- Abbildung Studiengang
- Abbildung Curriculum
- Abbildung Module
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Prüfungsmanagement
- Abbildung Prüfungsordnung
- An- und Abmeldung von Prüfungen
- Prüfungstermine planen
- Leistungen anerkennen und Noten eintragen
- Bescheide erstellen
- Übersicht der Prüfungen pro Studiengang
- uvm.
Veranstaltungs- & Raummanagement
- Abbildung Veranstaltungen und Termine
- An- und Abmeldung zu Veranstaltungen
- Raumanfragen verwalten
- Durchführung Raumplanung
- uvm.
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Schneider, Thomas, Dr. Projektleitung
Dezernat 1 -
Doczik, Katrin Teilprojektleitung IT
UniversitätsrechenzentrumUniversitätshauptgebäude, Raum 3.32
Fürstengraben 1
07743 Jena -
Franke, Anna Teilprojektleitung Prozessmanagement EXA
Dezernat 1Raum 305
Löbdergraben 24a
07743 Jena -
Kaczmarek, Sarah Teilprojektleitung Prozessmanagement STU
Dezernat 1Raum 305
Löbdergraben 24a
07743 Jena -
Starke, André Teilprojektleitung Controlling/BI
Dezernat 1Universitätshauptgebäude, Raum 3.13
Fürstengraben 1
07743 Jena
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Fürst, Nadine Projektkommunikation
Dezernat 4Raum 104
Ziegelmühlenweg 1
07743 Jena -
Müller, Katharina Projektkommunikation & Projektassistenz
Dezernat 1Universitätshauptgebäude, Raum 3.02
Fürstengraben 1
07743 Jena