Abteilung Einkauf

Büro- und Geschäftsbedarf umfasst alle Gegenstände des täglichen Bedarfs im Büro, wie zum Beispiel Schreibwaren, Stempel, Briefumschläge aber auch elektrische Geräte (Büromaterial), soweit sie in der Rahmenvereinbarung  zur Verfügung stehen.

Bürobedarf und Geschäftsbedarf soll unabhängig vom Gesamtbestellwert ausschließlich über die  Rahmenvereinbarung bestellt werden. Sofern die Rahmenvereinbarung  einen Artikel nicht führt und auch kein gleichwertiger Artikel angeboten wird, kann dieser bis zu einem Gesamtbestellwert in Höhe von 1000 EURO (netto) anderweitig beschafft werden.

Zur Raumausstattung bzw. zu Büromöbeln zählen u. a. Schränke, Regale, Tische und Rollcontainer, Stühle, Garderoben und sonstige Einrichtungsgegenstände.

Die Beschaffung von Büromöbeln/Labormöbeln sowie sonstigen Einrichtungs- und Ausstattungsgegenständen erfolgt unabhängig vom Preis, ausschließlich durch die Abteilung Einkauf, die den Bedarf prüft und beratend zur Verfügung steht.

Im Falle des Bedarfs an Software ist zwingend das Universitätsrechenzentrum (URZ) zu kontaktieren. Dieses prüft die technischen Voraussetzungen, die Kompatibilität und die Verfügbarkeit von Landeslizenzen. Die Bestellung erfolgt in jedem Fall zentral durch das Rechenzentrum (URZ) oder die Abteilung Einkauf.

Die Beschaffung von Software und Applikationen, für die Rahmenverträge bestehen, sind über den Bereich Softwarebeschaffung des Universitätsrechenzentrums zu beantragen. Für zu beschaffende Software und Applikationen (Apps) ohne Rahmenvertrag ist die Abteilung Einkauf als erster Ansprechpartner zuständig. Die Abstimmung mit dem URZ bzw. den zuständigen Stellen erfolgt vor Bestellauslösung zentral durch die Abteilung Einkauf.

Die Beschaffung von Mobiltelefonen, Blackberrys, Smartphones, sonstigen Geräten und Zubehör zur mobilen Internetverbindung (GSM/GPRS, LTE, UMTS) per Internet-Stick oder -Karte (HSDPA, HSPA, HSPA+, HSUPA) sowie die damit verbundenen Mobilfunkverträge sind ausschließlich über das Dezernat 4 zu beantragen.

Diese Beschaffungsanträge gelten unabhängig vom Auftragswert.

Hierzu ist ein formloser Antrag mit Begründung der dienstlichen Notwendigkeit für den Einsatz des Gerätes an

Dezernat 4
Abteilung Technik
SG Kommunikationstechnik
Nollendorfer Straße 26
07743 Jena

zu richten.

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena bindet in zahlreiche Prozesse externe Honorarkräfte ein. So werden zum Beispiel Vorträge oder Vorlesungen durch Gastreferenten bestritten. Der Prozess der Beschaffung von Honorarkräften setzt immer eine Leistung des Dritten an die Friedrich-Schiller-Universität Jena voraus. Überwiegt hingegen das Eigeninteresse des Dritten, wie zum Beispiel im Rahmen eines Vortrages eines Ehrendoktors aus Anlass der Verleihung der Ehrendoktorwürde durch die Universität Jena, so erbringt der Referent keine Leistung an die Friedrich-Schiller-Universität Jena. In diesen Fällen liegt keine Beschaffung von Honorarkräften vor.

Die Leistungsbeschaffung obliegt den Hochschuleinrichtungen selbst.

In allen Fällen der Beschaffung der Honorarkräfte ist ein Honorarvertrag zwischen der Friedrich-Schiller-Universität Jena und der Honorarkraft zu schließen. Die zu verwendenden Musterverträge sind in HanFRIED bereitgestellt. Die Verträge sind in zweifacher Ausfertigung auszudrucken. Beide Ausdrucke sind dem Projektverantwortlichen bzw. Kostenstellenverantwortlichen zur Unterschrift vorzulegen. Beide von diesem unterzeichneten Ausdrucke sind an die Abteilung Einkauf zur weiteren Prüfung zu übergeben. Erst nach der Prüfung durch die Abteilung Einkauf werden die Verträge dem Vertragspartner zur Unterschrift übersandt.

Sofern die Vergütung der Honorarkraft aus Drittmitteln finanziert wird, muss die Hochschuleinrichtung sicherstellen, dass die Höhe der Vergütung und die Reisekostenvereinbarung den Verwendungsbestimmungen des Drittmittelgebers entsprechen. Gegebenenfalls ist im Vorfeld eine Abstimmung mit dem Dezernat Finanzen und Beschaffung herbeizuführen.

Werden Personen verköstigt und steht die Darreichung von Speisen und/oder Getränken im Vordergrund, liegt eine Bewirtung vor. Dabei kann es sich um externe Bewirtungen (z. B. Restaurantbesuche) oder um Bewirtungen in den Räumen der Friedrich-Schiller-Universität Jena handeln (z. B. Sektempfang nach einer Veranstaltung).

Bei der Darreichung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (Kaffee, Tee oder Gebäck), z. B. anlässlich von Besprechungen, handelt es sich - in Abgrenzung zur Bewirtung - um eine übliche Geste der Höflichkeit. Näheres dazu regelt die Bewirtungsrichtlinie der Friedrich-Schiller-Universität Jena in der jeweils geltenden Fassung.

Der Prozess der Beschaffung von Fachliteratur/Zeitschriften an der Universität Jena ist durch die Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek der Friedrich-Schiller-Universität Jena (ThULB) geregelt. Bei einem Bedarf an Literatur ist die Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek der Friedrich-Schiller-Universität Jena (ThULB) zu kontaktieren. Diese Regelung gilt nicht für die Verwaltung.

Diese Ausnahmeregelung greift, wenn ohne die vorgesehene Ersatzbeschaffung/Reparatur der Geschäftsbetrieb der Hochschuleinrichtung akut gefährdet ist und damit kurzfristig nicht aufrechterhalten werden kann. Katastrophen sind immer Notlagen.

In Notsituationen, d. h. in Fällen der Havarie, ist die Hochschuleinrichtung nach vorheriger Rücksprache mit dem Einkauf befugt, etwaige Ersatzbeschaffungen selbstständig zu veranlassen.