Sachgebiet Debitoren/Kreditoren

Die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich mit der Erfassung und Verwaltung aller offenen Forderungen. Ein Debitor (auch als Kunde bezeichnet) hat also eine Zahlungsverpflichtung gegenüber der FSU Jena.

Zu den Aufgaben bei der Erfassung und Verwaltung aller offenen Forderungen der FSU Jena zählen u. a.:

• die Erstellung und Buchung aller eingehenden Ausgangsrechnungen,
• die Bearbeitung und Buchung aller Einnahmebelege,
• die Erstellung und Auslösung von Daueraufträgen bei mehrmaligen und gleichbleiben-den Einzahlungen,
• die Erstellung und Buchung von Massenrechnungen über Schnittstelle für z. B. Tagungen (inkl. der Erstellung von Ausgangsrechnungen mittels Serienbrief),
• die Bearbeitung und Buchung der Lastschrifteinzüge für Parkplätze der Mitarbeiter der FSU Jena,
• die Buchungen im Zusammenhang mit unseren Gästehäusern
• die Stammdatenpflege im Buchhaltungssystem
• das Mahnwesen, bei überfälligen Forderungen

Zu den Aufgaben des Sachgebietes zählen zudem die Abstimmungsarbeiten für die Erstellung des kaufmännischen und des kameralen Jahresabschlusses.

Die Kreditorenbuchhaltung ist für die Buchung aller finanziellen Verpflichtungen der FSU Jena zuständig. Ein Kreditor (Lieferant oder Dienstleister) hat der FSU Jena eine Art Kredit in Form einer Lieferung oder Dienstleistung gewährt.

Bei der Erfassung und Verwaltung aller finanziellen Verpflichtungen fallen u. a. folgende Aufgaben an:

• die umsatzsteuerliche Prüfung und Erfassung aller zentral eingehenden Eingangsrechnungen im Rechnungseingangsbuch
• die Prüfung und Sicherung aller elektronischen Eingangsrechnungen gemäß GoBD und anschließender Erfassung im Rechnungseingangsbuch
• die Stammdatenpflege im Buchhaltungssystem
• die Prüfung der Einhaltung der gesetzlichen und internen Regelungen
• die Bearbeitung und Buchung aller Rechnungen unserer Lieferanten und Dienstleister, Erstattungen von Auslagen,
• die Erstellung von Daueraufträgen bei mehrmaligen und gleichbleibenden Zahlungen wie z. B. Stipendien, Mieten und Nebenkosten, welche dann automatisch zur jeweiligen Fälligkeit ausgelöst werden,
• die Buchung von Reisekosten-/Exkursionsabrechnungen nach Bearbeitung durch die Reisekostenstelle
• die Buchung von Schecks,
• die Bearbeitung und Buchung aller eingehenden Umbuchungen, Internen Leistungsverrechnungen,
• die Bearbeitung und Buchung von Massenprozessen über Schnittstelle wie dienstliche Telefongebühren, Büromaterial und Kopierkosten
• das Mahnwesen, bei in Verzug geratenen Eingangsrechnungen
• die Archivierung aller gebuchten Belege in einer zentralen Belegablage

Zu den Aufgaben des Sachgebietes zählen zudem die Abstimmungsarbeiten für die Erstellung des kaufmännischen und des kameralen Jahresabschlusses.