Gute Betreuung während der Promotion

Die Promotionsordnungen der Fakultäten legen fest, wer formal zur Betreuung berechtigt ist. Traditionell gehört die Betreuung Promovierender zu den grundlegenden Aufgaben von Professorinnen und Professoren an Universitäten. Zunehmend dürfen auch selbständige Leiterinnen und Leiter von Nachwuchsgruppen die Rolle eines Erst- oder Zweitbetreuendenpdf, 231 kb übernehmen.

Auch wenn die Qualifizierung des wissenschaftlichen Nachwuchses zu den Dienstpflichten von Professorinnen und Professoren gehört, so hat sich die Graduierten-Akademie dafür eingesetzt, dass die konkrete Lehrleistung in Qualifizierungsveranstaltungen in einem begrenzten Ausmaß deputatswirksam anerkannt wird. Die Thüringer Lehrverpflichtungsordnung sieht nunmehr dazu vor:

"Über die nach Absatz 2 zu berücksichtigenden Lehrveranstaltungen hinaus kann der Dekan oder der Leiter der Selbstverwaltungseinheit an einer Universität oder der Musikhochschule mit Zustimmung des Präsidiums bis zu 5 v. H. der Gesamtlehrkapazität aller Hochschullehrer der Selbstverwaltungseinheit für auf die Lehrverpflichtung anrechenbare Lehrangebote in der Doktorandenausbildung nach § 54 Abs. 3 und 4 ThürHG berücksichtigen, wenn sichergestellt ist, dass dadurch die ordnungsgemäße Erbringung des erforderlichen Lehrangebots der Selbstverwaltungseinheit nicht beeinträchtigt wird" (§3 Absatz 4 ThürLVVOExterner Link).

An der Universität Jena gilt dies üblicherweise für Lehre in strukturierten Programmen, die das Aufnahmeverfahren der Graduierten-Akademie durchlaufen haben und Mitglied der Graduierten-Akademie sind.

Grundsätzlich gilt, dass unter der Betreuung Promovierender die mentorenhafte Begleitung einer ansonsten selbstständigen und eigenverantwortlichen wissenschaftlichen Tätigkeit des Promovierenden zu verstehen und damit die Promotion klar von den beiden Zyklen des grundständigen Studiums (Bachelor und Master) zu unterscheiden ist. Die Betreuung Promovierender soll deshalb ganz zentral durch die Gewährung von Freiräumen für selbstständiges Arbeiten und Forschen gekennzeichnet sein.

Die Betreuung richtet sich neben der direkten Vermittlung von Fach- und Methodenkenntnissen vor allem auf die Supervision des Promotionsverlaufes. Dies beinhaltet das Monitoring des Forschungsprozesses des Promovierenden, Rückmeldungen zum Stand der Forschung des Promovierenden und den vorliegenden Ergebnissen, Diskussion der weiteren Forschungsplanung und Vermittlung und Kontrolle der Einhaltung guter wissenschaftlicher Praxis.

Darüber hinaus beinhaltet gute Betreuung aber auch die Unterstützung bei der Strukturierung der Promotionsphase insgesamt und bei der Einführung in die nationale und internationale wissenschaftliche Gemeinschaft sowie die Beratung hinsichtlich sinnvoller Qualifizierungsinhalte und geeigneter beruflicher Karriereschritte. Nicht zuletzt kommt den Betreuenden auch die Aufgabe zu, die Promovierenden zu motivieren und in problematischen Phasen Unterstützung anzubieten.

Die Betreuung im Team ist in strukturierten Programmen seit einigen Jahren bewährte und von Drittmittelgebern wie der Deutschen Forschungsgemeinschaft geforderte Praxis. Die Graduierten-Akademie empfiehlt deshalb für alle Promotionsverhältnisse, der oder dem Hauptbetreuenden als der zentralen und ersten Ansprechpartnerin bzw. -partner (Doktorvater oder Doktormutter) weitere erfahrene Personen zur Seite zu stellen.

Anzahl und Auswahl der Betreuenden sollten in Abhängigkeit von Thema und Methoden des Promotionsvorhabens sowie von wissenschaftlichem und organisationalem Umfeld des Promovierenden erfolgen und eine maximale Unterstützung des Promotionsvorhabens gewährleisten. Dabei können auch fachferne Mentorinnen und Mentoren und promovierte Nachwuchswissenschaftlerinnen und Nachwuchswissenschaftler eingebunden sein. Hilfreich sind in jedem Fall verbindliche Absprachen der Betreuungspersonen zum Betreuungskonzept und eine transparente Zuständigkeitsverteilung.

Betreuung ist keine standardisierte Leistung, sondern sie muss sich aus den jeweils individuell und konkreten Voraussetzungen und Bedarfen des Promovierenden ergeben. Der nötige Umfang, die geeigneten Formen der Betreuung sowie die jeweiligen Rechte und Pflichten werden im Promovierenden-Betreuenden-Verhältnis definiert und ausgestaltet. Es hat sich bewährt, diese zu Beginn des Betreuungsverhältnisses zu vereinbaren, schriftlich zu fixieren und über die Promotionszeit hinweg zu überprüfen und fortzuschreiben.

Die Betreuungsvereinbarungen können dabei die unterschiedlichen Fächertraditionen und die verschiedenen Situationen der Promovierenden (familiäre Verpflichtung, Berufstätigkeit) berücksichtigen. In den Vereinbarungen können auch die regelmäßigen Betreuungsgespräche langfristig und verbindlich festgelegt werden. Darüber hinaus kann festgehalten werden, welche konkreten Erwartungen in diesen Treffen an den Promovierenden gestellt werden. Betreuungsvereinbarungen können von beiden Seiten im Rahmen eines transparenten Verfahrens aufgelöst werden.

An der Universität Jena sind schriftliche Betreuungsvereinbarungen eine zwingende Voraussetzung für die Annahme einer Doktorandin oder eines Doktoranden an einer Fakultät.

Was muss eine Betreuungsvereinbarung mindestens enthalten?

• den Namen der Doktorandin bzw. des Doktoranden
• den Arbeitstitel der Dissertation oder das Promotionsthema
• den Namen der Betreuerinnen / der Betreuer, mindestens jedoch einer Betreuerin / eines Betreuers
• die Zusage der Betreuerinnen / der Betreuer, sich regelmäßig von der Doktorandin / dem Doktoranden über den Fortgang der Promotion berichten zu lassen
• die Zusage der Doktorandin / des Doktoranden, dass sie/er den Betreuerinnen / den Betreuern regelmäßig über den Fortgang der Promotion berichtet
• die nach derzeitiger Planung beabsichtigte Art der Dissertation (publikationsbasiert / Monografie)
• falls zutreffend: Angaben zur Kooperation mit anderen Forschungseinrichtungen (Universitäten, Fachhochschulen, außeruniversitäre Forschungseinrichtungen)
• falls zutreffend: Teilnahme an einem strukturierten Promotionsprogramm (z.B. Graduiertenkolleg, Graduiertenschule)

Mögliche weitergehende Regelungen

• weitere Informationen zur geplanten Dissertation, wie z.B. die Abfassung in einer anderen Sprache als Deutsch
• den Arbeits- und Zeitplan der Promotion
• weitere Rechte und Pflichten des Promovierenden, z.B. die Einbindung in die universitäre Lehre oder die Teilnahme an Veranstaltungen und Qualifizierungsprogrammen
• weitere Rechte und Pflichten der Betreuerinnen / der Betreuer
• Regelungen zu den Arbeitsbedingungen (Arbeitsplatz, Internetzugang, Laborzugang, sonstige Ressourcen)

Mustervereinbarungen der einzelnen Fakultäten finden Sie auf dieser Seite.

Die Verantwortung der Betreuenden beginnt bereits bei der Themenstellung und sollte eine tiefgründige Beratung zur Ein- und Abgrenzung des Promotionsthemas, der wissenschaftlichen Relevanz und der Risikoabschätzung enthalten. Darüber hinaus sollen die inhaltliche und zeitliche Strukturierung der Promotion unterstützt werden. Promovierenden ist ausreichend Zeit zu gewähren, um das Promotionsvorhaben voranzutreiben. Jedoch sollte die Themenstellung bzw. -auswahl im Interesse der weiteren wissenschaftlichen und beruflichen Karriere der Promovierenden gewährleisten, dass eine Promotion nach angemessener Bearbeitungszeit abgeschlossen werden kann.

Wie häufig Betreuungsgespräche zwischen Promovierenden und ihren Betreuerinnen oder Betreuern stattfinden sollten, ist oft abhängig vom jeweiligen Fach der Promotion und den dortigen fachlichen Gepflogenheiten und dem Wissensfortschritt im jeweiligen Fach: In laborbasierter Forschung ist der regelmäßige Austausch zwischen Betreuer:innen und Promovierenden der Regelfall, bei Fächern, in denen vor allem in Archiven oder an Literaturbeständen geforscht wird, besprechen beteiligte Betreuer:innen und Nachwuchsforscher:innen den Fortgang des Promotionsprojekts durchaus auch in größeren zeitlichen Abständen.

Mindestens einmal im Semester sollte jedoch in allen Kontexten ein Feedback- und Beratungsgespräch mit dem Hauptbetreuenden der Promotion stattfinden. Jährliche Status- bzw. Fortschrittsgespräche mit dem Betreuerteam ergänzen dann den regelmäßigen wechselseitigen Austausch über Erwartungen und Fortschreiten der Dissertation - sie sind ein unabdingbarer Bestandteil der akademischen Qualifizierung und sollten zur Erhöhung der Verbindlichkeit protokolliert und unterschrieben werden. Auch Meilensteine und Fristen innerhalb des Projektverlaufs können helfen, den Erfolg des Promotionsprojekts zu sichern und den Überblick zu behalten.

Einen Leitfaden für ein mögliches Statusgespräch zwischen Promovierenden und Betreuer:innen finden Sie hierpdf, 191 kb. Sie können diesen nutzen, um die Gesprächsführung zu strukturieren, Impulse für die Themen des Gesprächs zu erhalten, oder als Grundlage für das Gesprächsprotokoll zu nehmen, das am Ende allen Beteiligten ausgehändigt wird.

Den Promovierenden hilft es ungemein, wenn sie bei der Einführung in die wissenschaftlichen Netzwerke von den Betreuenden unterstützt werden. Dazu gehört es, auf verschiedenen Ebenen Gelegenheiten zu schaffen oder die Wahrnehmung von Gelegenheiten zu fördern, damit Promovierende im engeren und weiteren Kollegenkreis über ihr Promotionsvorhaben und die entsprechenden Befunde berichten und Feedback dazu erhalten können. Dies sind insbesondere lokale Forschungskolloquien, nationale und internationale Fachtagungen, Publikationen in nationalen wie internationalen Fachzeitschriften oder Verlagen.

Darüber hinaus sollten alle Promovierenden, unabhängig von ihrer formalen Anbindung, die Möglichkeit erhalten, eigene Lehrerfahrungen zu sammeln. Diese Lehrtätigkeit sollte in einem angemessenen zeitlichen Aufwand stehen und nicht zu Verzögerungen des Promotionsvorhabens führen.

Internationale Promovierende und Postdocs bedürfen, mindestens zu Beginn ihres Aufenthaltes, einer besonderen Aufmerksamkeit. Deshalb hat die Graduierten-Akademie den International Tutoring Service eingerichtet, der Sie und Ihre internationalen Gäste mit Informationen versorgt und in den vielen praktischen Dingen unterstützt.

Die Willkommensseite informiert über die nötigen Schritte in der Vorbereitung eines Aufenthaltes in Jena sowie die Einreise und die Ankunft in Jena. Es ist in jedem Fall sinnvoll, sich frühzeitig damit zu beschäftigen, um böse Überraschungen zu vermeiden.