DAAD

Antragstellung

Als Antragsteller/in und ggf. zukünftige Projektleitung müssen Sie sich zunächst im DAAD-Portal registrieren. Die gesamte Antragstellung sowie Projektdurchführung mit dem DAAD wird über dieses Portal abgewickelt. Bitte registrieren Sie sich hier: https://portal.daad.de/irj/portalExterner Link

Im DAAD-Portal sind folgende Dokumente auszufüllen bzw. einzureichen:

Projektantrag
Dieser muss Projektergebnisse mit einem Zeitplan formulieren und die Zuständigkeiten und Projektpartner konkret benennen.

Finanzierungsplan
Kalkulieren Sie hier die Einnahmen und Ausgaben sowie die beantragte Fördersumme beim DAAD. Beachten Sie dazu ggf. genannte Förderpauschalen des DAAD in der Ausschreibung. Bei Personalkosten wenden Sie sich vorab an das Personaldezernat / SFT. Prüfen Sie die max. Summe pro Antrag und Förderjahr, die beantragt werden kann und füllen Sie Ihren Finanzplan nach den Vorgaben des DAAD (Fördersätze, etc.) genau aus. Die einzelnen Kostenpositionen (z.B. Personalkosten, Sachmittel, Stipendien, Honorare, Reisekosten etc.) sind konkret zu planen und abzubilden.

Anlagen
Bei internationalen Forschungskooperationen müssen die entspr. Kooperationsverträge eingereicht werden. Sofern Ihnen diese am Institut/ Fachbereich nicht vorliegen, wenden Sie sich an das Internationale Büro.

Nutzen Sie wenn möglich Webinare des DAAD zur Vorbereitung der Antragstellung oder Vorbereitungsseminare.

Antragsfrist
Alle Anträge müssen fristgerecht auf dem Online Portal des DAAD gestellt und vom Antragsteller/in hochgeladen werden. Beachten Sie die genauen Antragsfristen und Antragsbedingungen jeder Ausschreibung, da diese nach Zielregion und Format stark abweichen.

Ihre Ansprechpartner
Internationalen Büros: Stefanie Waterstradt: https://www.uni-jena.de/IB_Drittmittelkquise.html

Projektdurchführung

Zuwendungsvertrag
Alle Dokumente/ Unterlagen des DAAD erhalten Sie über das DAAD-Portal. Hierüber wird Ihnen auch der Zuwendungsvertrag zugestellt. DAAD-Zuwendungsverträge werden ausschließlich durch die Hochschulleitung, ggf. in Vertretung durch das Internationale Büro unterzeichnet.
Unterschrift: Übersenden Sie den Zuwendungsvertrag inkl. Finanzierungsplan und Anschreiben des DAAD an: sekretariat-ib@uni-jena.de
Finaler Vertrag: Nach Unterschriftsleistung durch die FSU Jena nimmt das Internationale Büro die Weiterleitung an den DAAD vor, der die Gegenzeichnung vornimmt. Im Anschluss erhalten Sie den finalen Zuwendungsvertrag für Ihre Unterlagen.

Ihr Ansprechpartner: Internationales Büro: Michael Schröder-Oehrling michael.schroeder-oehrling@uni-jena.de

Erfassung in Forschungsprojekt-Datenbank FACTScience
Zusätzlich werden Ihre Projektkenndaten in der Forschungsprojekt-Datenbank FACTScience durch das SFT erfasst. Im Rahmen der der "Transparenz in der Wissenschaft und Lehre" zu der sich die Universität Jena gemeinsam mit allen Thüringer Hochschulen und dem Universitätsklinikum Jena verpflichtet hat, erscheinen ausgewählte Projektkenndaten in einem jährlich aktuell gehaltenen Bericht, der laufende drittmittelfinanzierte Forschungsprojekte der breiten Öffentlichkeit vorstellt.
Aktivitäten zum Ergebnistransfer können bereits während der Projektdurchführung relevant sein.

Drittmittelkonto
Wenden Sie sich bitte an die Mitarbeiter/innen des Sachgebietes Drittmittelverwaltung des Dezernates 2 - Finanzen und Beschaffung um ein Drittmittelkonto für die Projektabwicklung (Buchung und Abbildung der Einnahmen und Ausgaben) anzulegen. Die Mitarbeiter/innen stellen Ihnen regelmäßig Finanzübersichten zu Ihren Drittmittelprojekten bereit, erstellen die notwendigen Verwendungsnachweise und stehen Ihnen bei Fragen zur Projektabwicklung gern zur Verfügung. Mit Anlegung des Kostenträgers im Finanzdezernat und Erstellung der entspr. „Anordnungs- und Feststellungsbefugnis“ durch die Einrichtung, erhalten Sie Zugang zum Buchungssystem SuperX.

Einstellung von Personal
Zur Einstellung von drittmittelfinanziertem Personal wenden Sie sich bitte an die Ansprechpartner/innen des Dezernates 5 - Personal, Sachgebiet Drittmittelbeschäftigte mit den entsprechenden Einstellungsunterlagen für wissenschaftliche Mitarbeiter/innen. Da die Einstellungsverfahren vier bis sechs Wochen in Anspruch nehmen können, denken Sie bitte frühzeitig daran, die Einstellung von Drittmittelpersonal mit der Personalabteilung zu planen.

Dienstreisen
Für alle Dienstreisen/ Fortbildungen im Rahmen von DAAD-Projekten gelten die Richtlinien des Thüringer Reisekostengesetztes. Anträge und Abrechnungen für Dienstreisen sind grundsätzlich über das Reiseportal QISRKA der FSU Jena vorzunehmen: www.uni-jena.de/reisekosten

Mittelabrufe
Mittelabrufe werden ausschließlich über das DAAD-Portal eingereicht. Als Projektleiter/in können Sie hierfür eine Projektassistenz für Mitarbeiter/innen am Institut festlegen. Es dürfen nur fällige Teilbeträge abgerufen werden, die innerhalb der festgelegten Verwendungsfrist, i.d.R. 6 Wochen, verausgabt werden. Zu empfehlen ist ein Mittelabruf vierteljährlich, jeweils am Ende des Quartals, rückwirkend für das ablaufende Quartal. Ihr Kostenträger geht in dieser Zeit ggf. in Vorleistung und wird mit dem nächsten Mittelabruf ausgeglichen. Wenden Sie sich bei Fragen an Ihren zuständigen Mitarbeiter/innen des Sachgebietes Drittmittelverwaltung des Dezernates 2 - Finanzen und Beschaffung oder an den DAAD (Mitteilung an den DAAD über das Portal). Der DAAD behält sich für eine nicht fristgerechte Mittelverwendung die Berechnung von Zinsen vor.

Verwendungsnachweis
Bitte beachten Sie, dass der benannte Antragsteller im DAAD-Portal auch die Abrechnung des Projektabschlusses und die Erstellung eines abschließenden Sachberichtes über das Portal verantwortet. Vor Abgabe über das DAAD-Portal erfolgt die Prüfung des finanziellen Verwendungsnachweises durch die Innenrevision. Ihr/e Ansprechpartner/innen des Sachgebietes Drittmittelverwaltung des Dezernates 2 - Finanzen und Beschaffung unterstützen Sie bei der Erstellung.

Abgabefrist im DAAD-Portal ist in der Regel 2 Monate nach Abschluss des Projektes bzw. des Haushaltsjahres (28.02. des Folgejahres). Bitte beachten Sie dazu die Regelungen in Ihrem Zuwendungsvertrag.