Fortbildungsmöglichkeiten in Europa

Teilnehmen können Mitarbeiter*innen und Hochschulpersonal der Universität Jena aus allen Bereichen, die ein Vertragsverhältnis mit Universität Jena vor und während des Auslandsaufenthalts haben, z. B. aus folgenden Bereichen:

• Internationales Büro
• Studienberatung/-verwaltung
• Öffentlichkeitsarbeit
• Weiterbildung
• Forschungstransfer
• Finanzen
• Bibliothek
• Fachbereiche und Sekretariate
• Technisches Personal
• Dezernate

Mitarbeitende des UKJ, Lehrbauftragte und Honorarkräfte können leider nicht gefördert werden.

Mit dieser Reise haben Sie die Möglichkeit, die Partnerhochschulen kennenzulernen, interessante Einblicke in die Arbeitsabläufe zu gewinnen und vielleicht Anregungen für Ihre eigene Arbeit an der Universität Jena zu bekommen. Auch persönliche internationale Kontakte für einen zukünftigen Austausch können geknüpft werden. Ein entsprechendes Aufenthaltsprogramm (Mobilitätsvereinbarung) muss vorab erstellt werden. Grundsätzlich gelten folgende Förderbestimmungen:

• Aufenthalt an einer ERASMUS Partnerhochschule der Universität Jena oder Teilnahme an einer Staff Training Week oder Sprachkurs
• Die Dauer umfasst 5 Tage. Längere Aufenthalte können derzeit icht gefördert werden.
• Erstattung der Reisekosten erfolgt gem. Thüringer Reisekostengesetz

Max. mögliche Förderung durch DAAD-Pauschalenpdf, 89 kb.

ACHTUNG: Die Erstattung der Reisekosten erfolgt im Rahmen des Thüringer Reisekostenrechts. Gefördert werden vollständige Reisekosten, dazu zählen: Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungspauschale gem. Länderpauschale (75%).

Sprachkursgebühren und andere Teilnahmegebühren können max. für eine Woche und bis zu max. 500,-€ übernommen werden. Kursgebühren für längere Aufenthalte müssen selbst getragen werden.

Die Beantragung der Finanzierung erfolgt im Internationalen Büro. Anträge können laufend für das aktuelle akademische Jahr eingereicht werden. Bitte nutzen Sie das entsprechende Formular am Ende der Seite unter Downloads.

Besprechen Sie Ihr Vorhaben vorab mit Ihrer*Ihrem Vorgesetzten. Die Antragstellung auf Genehmigung einer Fortbildung erfolgt im Dezernat 5 oder in Ihrem Dekanat. Bitte stellen Sie Ihren Antrag im Dezernat 5 gleichzeitig. Die Genehmigung/Ablehnung reichen Sie bitte zum Antrag auf Finanzierung im Internationalen Büro nach. Bitte nutzen Sie das Formular des Personaldezernates Antrag auf Fortbildung.

Einzureichende Dokumente für die Beantragung

• Antragsformular (siehe unten, Downloads)
• Motivationsschreiben
• Nachweis des Mitarbeitendenstatus (.z.B. Kopie Thoska)

Einzureichen bei:

Internationales Büro
Jana Blumenstein
Fürstengraben 1, UHG
07743 Jena

Email: outgoing@uni-jena.de

Nach Erhalt der Finanzierungszusage schicken Sie diese mit dem ausgefüllten Fortbildungsantrag (über den*die Dezernent*in, Leiter*in der Einrichtung bzw. das Dekanat) an die Abteilung Personalentwicklung - von hier erhalten Sie die Genehmigung des Arbeitsaufenthaltes.

Haben Sie eine Bewilligung zur Finanzierung und eine Genehmigung auf Fortbildung erhalten, können Sie alle inhaltlichen und organisatorischen Vorbereitungen treffen. Dazu gehören:

• Abstimmung über Termin und Umfang des Arbeitsbesuches
• Abstimmung mit Einrichtungen, die besichtigt werden möchten
• Erstellung der Mobilitätsvereinbarung (Arbeitsplan)
• Beantragung einer Dienstreisegenehmigung im QUISRKA
• Buchung der Reise im Reisebüro oder Online

Bitte beachten Sie die Informationen und Reiserichtlinien der Reisekostenstelle unter www.uni-jena.de/reisekosten

Vor Beginn der Mobilität sind folgende Unterlagen im Internationalesn Büro einzureichen:

• Mobilitätsvereinbarung (vollständig unterschrieben)
• Fördervereinbarung (erhalten Sie vom Internationalen Büro)

Nach Beendigung Ihrer Personalmobilität reichen Sie bitte folgende Unterlagen im Internationalen Büro ein:

• vollständige Reisekostenabrechnung mit Originalbelegen nach erfolgter Eingabe vorab im QUISRKA
• EU - Formulare: Letter of confirmation, Bericht

Die ERASMUS+ Partnerhochschulen veranstalten regelmäßig Staff Training Weeks, zu der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen eingeladen sind. Die Arbeitssprache vor Ort ist in der Regel Englisch. Aktuelle Ausschreibungen finden Sie auf der offiziellen EU HomepageExterner Link, sowie teilweise auf den Internetseiten (je nach Zusendung durch die Partner) des Internationalen Büros.

Vor dem Auslandsaufenthalt

Mobilitätsvereinbarung (Arbeitsplan)

• regelt die Anerkennung der im Ausland erbrachten Arbeitsleistungen
• muss von der Gasthochschule und der Universität Jena unterschrieben werden
• Kopie vor Abreise komplett unterschrieben im Internationalen Büro einreichen
• Original aufbewahren für eventuelle spätere Änderungen
• Termin: vor Abreise mit Fachkoordinator*innen besprechen und erstellen

Grant Agreement/ Fördervereinbarung

• regelt die Finanzierung über das ERASMUS+ Programm zwischen Mitarbeiter*in und Universität Jena
• Original unterschrieben im Internationalen Büro einreichen
• Termin: vor der Abreise

Während des Auslandsaufenthaltes

Letter of Confirmation

• bestätigt die Aufenthaltsdauer an der Gasthochschule
• Original unterschrieben im Internationalen Büro einreichen
• Termin: bis spätestens 4 Wochen nach Rückreise mit Abrechnung

Nach dem Auslandsaufenthalt

Survey der EU

• Die EU-Umfrage bitte online ausfüllen! Hierzu erhalten Sie eine automatisierte Aufforderungs-Email nach Beendiung Ihres Auslandsaufenthalts.

Für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit Sonderbedürfnissen oder Behinderung kann auf Antrag eine Förderung über den EU-Höchstsatz hinaus erfolgen. Ein Sonderbedürfnis ist z.B. gegeben, wenn eine alleinerziehende Mutter/ein alleinerziehender Vater mit einem mitreisenden Kind an der Gasthochschule im Ausland einen Aufenthalt absolvieren möchte. Es kann ein Zuschuss für die Mehrkosten (Flug-, Unterkunft-, Betreuungskosten) durch die Mitnahme des Kindes gewährt werden. Im Falle einer Behinderung können die durch den Auslandsaufenthalt bedingten Mehrkosten, die nicht durch nationale Stellen (z.B. Krankenkassen, Sozialämter) abgedeckt sind, bezuschusst werden. Eine Antragstellung muss mindestens zwei Monate vor der Reise beim DAAD erfolgen. Antragsformulare hierfür erhalten Sie im Internationalen Büro.