ERASMUS+ für Fachkoordinierende

Allgemeine Informationen, Aufgabengebiete und Organisation der Mobilität

ErasmusZeitplan

Foto: Kristin Gerloff

Allgemeine Informationen

Als Fachkoordinator/-in für Auslandsaufenthalte (Studium und/ oder Praktikum) sind Sie durch den Dekan der Fakultät bzw. die Leitung Ihres Instituts/ Fachbereichs autorisiert, die Koordination der Auslandsmobilitäten für Ihren Fachbereich zu übernehmen. Das Internationale Büro unterstützt Sie dabei und koordiniert zentral die Austasuchprogramme an der Universität Jena.

Empfehlung: Erfahrungsgemäß ist es sinnvoll die Fachkoordination im Fachbereich auf mehrere Personen aufzuteilen, um eine Vertretung zu gewährleisten und eventueller Überlastung eines Einzelnen durch diese zusätzliche Aufgabe entgegenzuwirken. Eine Kombination aus einer Lehrkraft, die die fachliche Beratung und Betreuung durchführt und einer/m Mitarbeiter/in, der diese dabei administrativ unterstützt, hat sich in der Vergangenheit sehr bewährt.

Informationsmaterial
Eine Vielzahl an Handreichungen, Broschüren und Vordrucken zur Unterstützung Ihrer Arbeit in Ihrem Fachbereich finden Sie unter Downloads.

Aufgabengebiete

ERASMUS+ Studium Outgoing
Inhaltliche Gestaltung der ERASMUS+ Vereinbarungen zum Studierenden- und Dozentenaustausch und darüber hinaus evtl. die Entwicklung gemeinsamer Projekte, Module und Lehrpläne

Fachliche Betreuung des Studierendenaustausches innerhalb bestehender ERASMUS+ Vereinbarungen für Studierende des Fachbereichs:

Ausschreibung der Austauschplätze auf fachinterner Webseite

Information zu fachinterenen Regelungen

Annahme der Bewerbungen und fachinterne Auswahl/ Platzvergabe

Nominierung an der Gastuniversität

Formularbetreuung

Kontrolle und Unterzeichnung des von den Studierenden eingereichten Formulars Annahmeerklärung

Unterstützung bei der Erstellung der Studienvereinbarung ("Learning Agreement") vor, während und nach dem ERASMUS+ Aufenthalts, Unterschrift

Information und Unterstützung beim Anerkennungsprozess im Fachbereich
ERASMUS+ Studium Incoming
ggf. Abstimmung des Learning Agreements

fachliche Betreuung während des Gaststudiums in Jena
ERASMUS+ Lehraufenthalte
Prüfung und ggf. Übermittlung der Anträge für Dozentenmobilität (STA) und Personalmobilität (STT) an das Internationale Büro
Weltweite Austauschprogramme

Sowohl Incoming als auch Outgoing-Studierende nutzen neben dem Erasmus+ Programm auch die weltweiten Kooperationen der Universität Jena. Für diese Zielgruppe besteht ebenfalls der Bedarf der fachlichen Betreuung durch den Fachbereich, z. B. durch Prüfung der Kursauswahl und Unterschrift auf Learning Agreement sowie Unterstützung beim Anerkennugnsprozess von im Ausland erbrachten Studienleistungen.

Organisation der Mobilität (OM)

Teilnehmerkreis
Diese Mobilitätsform ist den Fachkoordinatoren/-innen vorbehalten und beinhaltet die Möglichkeit einer Reise zur:

Organisation der Studierenden- und Dozentenmobilität an den ERASMUS+ Partnerhochschulen, Studien- und Lehrbedingungen vor Ort

Anbahnung und Vorbereitung eines ERASMUS+ Agreements mit einer neuen Hochschule im europäischen Ausland
Ziele

Ziel der Reise ist die Planung, Organisation und Abstimmung zum Studierenden- und Dozentenaustausch. Die Studienbedingungen, Arbeits- und Semesterabläufe vor Ort können zur gezielten Beratung der Outgoings in Jena genutzt werden. Für Vorbereitungsbesuche, mit dem Ziel, eine ERASMUS+ Vereinbarung mit einer neuen Hochschule abzuschließen, kann der persönliche Kontakt zur Abstimmung der genauen Studierenden und Dozentenmobilität von Vorteil und wichtig sein.
Förderung

Die Erstattung der Reisekosten erfolgt auf Grundlage einer Dienstreise im Rahmen des Thüringer Reisekostenrechts. Gefördert werden vollständige Reisekosten, dazu zählen: Fahrtkosten, Übernachtungskosten (siehe max.Kostenpauschale für Hotels im Ausland bei Reisekostenstelle), Tagegeld gem. Länderpauschale.
Beantragung

Die Beantragung der Finanzierung erfolgt im Internationalen Büro. Anträge können laufend für das aktuelle akademische Jahr eingereicht werden. Bitte nutzen Sie das entsprechende Formular am Ende dieser Seite.
Durchführung
Haben Sie eine Bewilligung des Internationalen Büros erhalten, können Sie alle inhaltlichen und organisatorischen Vorbereitungen treffen. Dazu gehören:

Abstimmung über Termin und Umfang des Arbeitsbesuches mit dem ausländischen Partner

Beantragung einer Dienstreisegenehmigung im QISRKA

Buchung der Reise im Reisebüro oder Online

Bitte beachten Sie die Informationen und Reiserichtlinien der Reisekostenstelle unter www.uni-jena.de/reisekosten

Nach Beendigung Ihrer Dienstreise reichen Sie bitte folgende Unterlagen im Internationalen Büro ein:

vollständige Reisekostenabrechnung mit Originalbelegen

Sachbericht

neue ERASMUS Vereinbarung (bei Vorbereitungsbesuchen)