Erfolgreicher Auftakt HISinOne -Teilprojekt 3 (EXA)

Rückblick Kick-Off-Veranstaltungen

Im April 2022 startete im Rahmen der Einführung des neuen Campus-Management-Systems HISinOne das Teilprojekt 3 (EXA), welches mit den fachlichen Bereichen Studiengang-, Prüfungs- und Veranstaltungs- & Raummanagement das umfangreichste Teilprojekt darstellt.

Nach der über den Sommer stattfindenden Akquirierung von Interessenvertretern (sog. Key-Usern) aus den Fakultäten und beteiligten Fachbereichen folgten Anfang November die Kick-Off-Veranstaltungen, in denen alle Beteiligten über das weitere Vorgehen detailliert informiert wurden. Neben der inhaltlichen Vorstellung des Teilprojekts und dessen grober Zeitschiene lag ein Schwerpunkt auf der grundlegenden Einführung in die Arbeit mit Prozessen, konkret den Referenzprozessmodellen der HIS eG, die die Funktionalitäten von HISinOne berücksichtigen. Ziel der Kick-Off-Veranstaltungen war es, Klarheit und Transparenz zu schaffen mit Blick auf das Projektziel, die HIS-Referenzprozesse hochschulspezifisch anzupassen und gemeinsam mit den Key-Usern ein vorläufiges Hochschulprozessmodell zu erarbeiten. Dank der sehr guten Vorbereitung der Kick-Off-Termine durch das Team Prozessmanagement, der hohen Beteiligung und des positiven Feedbacks kann ein gelungener Auftakt in das Teilprojekt 3 (EXA) verzeichnet werden.

Ausblick digitale Prozesswerkstätten

Ab 29.11.2022 finden die digitalen Prozesswerkstätten als Format zur Erarbeitung der vorläufigen FSU-Soll-Prozesse in einem regelmäßigen wöchentlichen Rhythmus statt. Geordnet nach Themenpaketen werden diese durch das Team Prozessmanagement vorbereitet und mit den am jeweiligen Prozess beteiligten Key-Usern durchgeführt.

Der Fokus liegt dabei zum einen auf dem Mapping der Geschäftsprozesse auf die Systemprozesse von HISinOne, zum anderen aber auch auf der Optimierung der gegenwärtigen Ist-Prozesse der Universität. Auf diese Weise werden bis zum 1. Quartal 2024 insgesamt ca. 70 Referenzprozesse besprochen, analysiert und ggf. angepasst. Mittels Live-Modellierung in den Workshops können dabei alle hochschulspezifischen Änderungen direkt am jeweiligen Prozess hinterlegt und für alle Beteiligten sichtbar nachvollzogen werden. Nach erfolgter Qualitätssicherung bildet das vorläufige Hochschulprozessmodell den Ausgangspunkt für die Workshops zur fachlichen Planung mit der HIS eG, an deren Ende abgestimmte Soll-Prozesse und das Fachkonzept als Grundlage für das sogenannte Customizing stehen: eine an die Universität Jena angepasste Version der komplexen Standardsoftware HISinOne.

Weitere Informationen zum HISinOne-Einführungsprojekt finden Sie hier.