FAQ DFG-Einzelförderung

Mittelabrufe

• Wie erfolgt der Mittelabruf bei der DFG?

Die für 3 Monate erforderlichen Mittel werden mit dem Formular MittelanforderungExterner Link im Voraus bei der DFG abgerufen. Das Formular ist für den ersten Mittelabruf im Original und mit Ihrer Unterschrift (=Anerkennung der Bewilligungsbedingungen) an das Dezernat 2 zu senden. Die nachfolgenden Abrufe können per Mail an das Dezernat 2 gesandt werden.

• Wie ermittele ich den Bedarf für den Mittelabruf?

Anhand der monatlichen Personalkosten für das projektbezogene Personal, sowie der geplanten Ausgaben für Sachmittel und ggf. Publikationsmittel nehmen Sie eine Hochrechnung für die nächsten 3 Monate vor. Mit diesen geplanten Mitteln verrechnen Sie den auf dem Kostenträger im Konteninformationssystem SuperXExterner Link vorhandenen Kassenbestand (=verfügbare Einnahme) und addieren die Programmpauschale.

Die DFG behält sich für eine nicht fristgerechte Mittelverwendung die Berechnung von Zinsen vor.

Projektabwicklung

Die Projektabwicklung basiert grundsätzlich auf Basis der Verwendungsrichtlinien der DFGExterner Link. Typische Fragestellungen, die sich neben den Verwendungsrichtlinien ergeben, finden Sie nachfolgend beantwortet.

• Wie und wann kann ich auf mein Projektkonto zugreifen?

Mit Vorlage der DFG-Förderzusage wird im Dezernat 2 ein Kostenträger eingerichtet. Sie erhalten eine Projektanzeige mit den Angaben und Details zum Kostenträger. Nach Erhalt der Projektanzeige senden Sie den Nachweis der Anordnungs- und Feststellungsbefugnis an das Dezernat 2. In dem im HanFRIED abrufbaren Formular legen Sie fest, wer Anweisungen zulasten des Projektkontos vornehmen darf. Mit der zusätzlichen Angabe der URZ-ID bei den betreffenden Personen erlauben Sie die entsprechenden Zugriffsrechte auf das Konteninformationssystem SuperXExterner Link.

Sobald dieser Nachweis im Dezernat 2 vorliegt, kann auf das Projektkonto zugegriffen werden. Als ProjektleiterIn haben Sie dafür Sorge zu tragen, dass die für die Deckung der Ausgaben erforderlichen Kassenmittel bereitstehen. Sollten Mittel ausnahmsweise nicht rechtzeitig bereitstehen, erfolgt automatisch eine Vorfinanzierung seitens der Hochschule, so dass Sie dennoch Ihren Zahlungsverpflichtungen nachkommen können.

• Wie verhält es sich mit der Laufzeit meines Projektes?

Um eine vollständige Inanspruchnahme der Fördermittel zu gewährleisten, legt die DFG in ihren Förderzusagen keine datierte Laufzeit fest, sondern definiert lediglich den Förderzeitraum. Dieser startet mit dem ersten Mittelabruf, der rechtzeitig vor Projektstart von Ihnen initiiert werden muss. Die DFG geht davon aus, dass der Projektstart spätestens innerhalb von 12 Monaten ab Bewilligungsdatum erfolgt. Aufgrund von Elternzeit o.ä. Ausfallzeiten kann eine Verlängerung der Laufzeit erforderlich werden, die durch Sie bei der DFG zu beantragen ist (Formular 41.45Externer Link).

• Kann ich die Programmpauschale verwenden?

Die Programmpauschale (PP) dient der Hochschule als Ersatz der für die Bereitstellung der Infrastruktur entstehenden Kosten und wird daher zentral vereinnahmt. Mit Wirkung vom 01.01.2018 erhalten alle ProjektleiterInnen Rückflüsse in Höhe von 10% dieser Pauschale, um so die Finanzierung von projektspezifischen Ausgaben der Grundausstattung ohne Einzelanträge zu ermöglichen (KST XXXXXX-600).

Auf die Maßgabe der DFG, dass abgelehnte Antragspositionen aus Mitteln der Programmpauschalen nicht finanziert werden dürfen, ist an dieser Stelle ausdrücklich hinzuweisen. Positionen, die von der DFG in die Grundausstattung verwiesen wurden, gelten jedoch nicht als abgelehnt und können daher aus den Rückflussmitteln der PP finanziert werden. Es besteht die Erwartung, dass die Mittel jeweils zeitnah zur Projektlaufzeit zum Einsatz kommen, sodass größere Rücklagen nicht entstehen.

• Wie erhalte ich Computer u.ä. für mein Projektpersonal?

Hardware, wie Computer, Drucker, Speichermedien sind typische Komponenten der Grundausstattung und zählen zu den nicht abrechenbaren Ausgaben der DFG. Eine Finanzierung aus Projektmitteln ist daher üblicherweise nicht möglich, es sei denn, es handelt sich um eine beantragte Spezialausführung, die von der DFG aus der Antragstellung heraus nicht abgelehnt wurde.

Die Finanzierung muss daher über die Rückflüsse aus der Programmpauschale (KST XXXXXX-600) erfolgen. Bitte beachten Sie die Regelungen des zentralen Einkaufs.

• Darf ich einen Gastwissenschaftler, der mich im Rahmen meines Projektes zum Wissensaustausch besucht, bewirten?

Die DFG vertritt hier die Ansicht, dass im Fall des Bestehens einer Bewirtungsrichtlinie an der Hochschule auf diese abzustellen ist. Sofern GastwissenschaftlerInnen im Rahmen der Reisekostenabrechnung – üblicherweise nach Thüringer Reisekostengesetz – kein Tagegeld erhält, kann eine Bewirtung gemäß der Bewirtungsrichtlinie der FSU Jena erfolgen und dies über die Projektmittel abgerechnet werden.

• Ein/e Gastwissenschaftler/in wird über einen längeren Zeitraum an meinem Projekt mitarbeiten – wie kommt er/sie an seine Aufwandsentschädigung?

Mit den GastwissenschaftlerInnen ist ein entsprechender Vertrag abzuschließen. Bitte senden Sie den im HanFRIED abrufbaren Mustervertrag unterschrieben an das Internationale Büro. Nur auf Basis dieses Vertrages kann die Anweisung der (monatlichen) Aufwandsentschädigung erfolgen.

• Die auf Basis der DFG-Personalmittelsätze bewilligten Personalmittel reichen nicht, um meinen tarifbedingt teureren MitarbeiterInnen bis zum Ende seiner Befristung zu bezahlen. Was nun?

Die DFG stellt in begründeten Fällen zusätzliche Mittel für einen tarifbedingten Mehrbedarf zur Verfügung. Ein entsprechender Antrag soll möglichst spät im Projektverlauf gestellt werden, um mögliche Tarifänderungen bereits zu berücksichtigen und zu gewährleisten, dass der betreffende Mitarbeiter bis zum Projektende vertraglich gebunden bleibt. Zudem prüft die DFG, ob dieser Mehrbedarf nicht durch noch vorhandene Projektmittel gedeckt werden kann.

Der Antrag (Formular 41.44Externer Link) wird in Kooperation von Dezernat 2, Dezernat 5 und Ihnen erstellt.   

• Ich möchte die Projektergebnisse veröffentlichen und hatte Publikationsmittel beantragt. Wie lange kann ich diese in Anspruch nehmen?

Prinzipiell können bewilligte Sachmittel auch für Publikationen verwendet werden. Mit Vorlage des Schlussnachweises stehen diese nicht mehr zur Verfügung. Sofern Publikationsmittel explizit beantragt und von der DFG bewilligt wurden, sind diese bis 2 Jahre nach Projektende abrufbar. In diesem Fall wird das Projektkonto befristet und   zweckgebunden weitergeführt. 

Verwendungsnachweise

• Wann muss ein Verwendungsnachweis erstellt werden?

Die Vorlage eines Verwendungsnachweises muss erstmalig nach Ablauf des 2. Kalenderjahres der Inanspruchnahme der Fördermittel bis zum 15. April des Folgejahres erfolgen. Sofern das Projekt bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht beendet ist, muss die Inanspruchnahme nach diesem ersten Verwendungsnachweis für die Folgejahre jährlich erfolgen. Der Schlussnachweis ist spätestens 12 Monate nach Projektende vorzulegen.

Beispiel:         Projekt beginnt in 03/2018 (Laufzeit 36 Monate bis 02/2021)

1.Nachweis für 2018/2019: Basis 12/2018+12/2019 bis 15.04.2020

2.Nachweis für 2020: Basis 12/2020 bis 15.04.2021

3.Nachweis für 2021 (=Schlussnachweis): Basis 02/2021 bis spätestens 28.02.2022

Tagungszuschüsse sind spätestens 3 Monate nach Ende der Veranstaltung abzurechnen.

• Wie erfolgt die Erstellung des Verwendungsnachweises?

Um abzusichern, dass die auf dem Kostenträger gebuchten anonymisierten Personalkosten und die Lohnkonten der einzelnen ProjektmitarbeiterInnen übereinstimmen, erfolgt im Rahmen der Erstellung des Verwendungsnachweises ein jährlicher Abgleich der Daten zwischen den Dezernaten 2 und 5. Dazu wird Ihnen vom Dezernat 2 ein Formular zugesandt, in welches die ProjektmitarbeiterInnen namentlich einzutragen sind. Das Formular wird in der Folge mit der Eingruppierung, den Nachweiszeiträumen und den entsprechenden Personalkosten je MitarbeiterInnen ergänzt und dient als interne Basis sowohl des Verwendungsnachweises als auch möglicher Vor-Ort-Prüfungen der DFG.

Anhand der gebuchten Daten wird der Verwendungsnachweis erstellt und Ihnen zur Unterschrift zugesandt. Auf Basis des bestätigten Schlussnachweises erfolgt ggf. die Rücküberweisung vorhandener Kassenreste. Sobald das Projektkonto einen auf 0,00 € ausgeglichenen Kassenbestand aufweist, erfolgt dessen Schließung.