Social-Media-Guidelines

Richtlinien und Hinweise für Social-Media-Auftritte von Einrichtungen und Beschäftigten der Universität

Smartphone und Notebook

Foto: Jan-Peter Kasper (Universität Jena)

Gemäß ihres Leitbilds versteht sich die Friedrich-Schiller-Universität Jena als Teil der Gesellschaft. Sie ist der Freiheit von Forschung und Lehre verpflichtet und trägt durch Wissenschaft und Bildung zur Lösung gesellschaftlicher Zukunftsfragen bei. Dazu gehört auch, dass die Universität mit ihren Angehörigen und ihren Einrichtungen den jeweiligen Zielgruppen dort begegnet, wo sie sind; also auch in den sozialen Medien.

Für die Universität Jena sind die sozialen Medien wichtige und zeitgemäße Werkzeuge, um Informationen schnell und unmittelbar an relevante Zielgruppen zu verbreiten, mit diesen direkt und auf Augenhöhe in Kontakt zu treten sowie die Sichtbarkeit der Universität deutschlandweit und international zu erhöhen.

Die folgenden Guidelines sollen Ihnen eine Hilfestellung bieten, wenn Sie einen Social-Media-Aufritt für sich oder Ihre Einrichtung als Teil der Universität planen. Neben grundlegenden Fragen, personellen Kapazitäten und dem äußeren Erscheinungsbild sind auch rechtliche Aspekte zu beachten.

Hinweis

Wenn Sie beabsichtigen, als Teil der Universität in den sozialen Medien zu kommunizieren – oder dies bereits tun – wenden Sie sich bitte an die Social-Media-Redaktion der Hochschulkommunikation. Wir beraten Sie gerne. Schreiben Sie eine E-Mail an online-redaktion@uni-jena.de. Gerne veröffentlichen wir auch unter bestimmten Voraussetzungen Ihre Inhalte, sodass Sie möglicherweise gar keinen eigenen Account benötigen.

Einrichten eigener Social-Media-Accounts

Wenn Sie einen eigenen Social-Media-Account einrichten wollen, beantworten Sie sich zunächst folgende Fragen:

Wen genau möchten Sie mit diesem Account erreichen? Seien Sie hierbei so konkret wie möglich – Sie können dazu auch beispielhaft fiktive Zielpersonen (sogenannte Personas) konstruieren. Wenn Sie feststellen, dass Ihre Zielgruppe "alle" oder "die allgemeine Öffentlichkeit" ist, überlegen Sie sich einige Beispiele für Personen, die Sie genau nicht erreichen möchten.
Was sind Ihre Inhalte und welche Botschaft wollen Sie Ihren Zielgruppen vermitteln?
Gibt es zielführendere Wege, Ihre Zielgruppen zu erreichen – etwa persönlich vor Ort?
Inwiefern sind Ihre Inhalte für die Zielgruppen relevant? Welchen konkreten Nutzen bieten Sie an?
Was möchten Sie mit diesem Account erreichen? Wie lässt sich feststellen, dass Sie erfolgreich sind?
Gibt es ausreichend personelle und finanzielle Ressourcen, um diesen Account über Jahre hinweg regelmäßig zu betreiben?

Anstatt einen eigenen Account einzurichten, der nur unregelmäßig wenige Inhalte veröffentlicht, können Sie auch die Social-Media-Redaktion der Universität kontaktieren. Wir veröffentlichen Ihre Inhalte auch, sofern Sie für unsere Zielgruppen – zu denen etwa Studierende gehören – relevant sind.

Personelle Betreuung der Accounts

Wenn Sie als Teil der Friedrich-Schiller-Universität Jena in sozialen Medien kommunizieren, sollten Sie dies regelmäßig und langfristig tun. Erstellen Sie einen Redaktionsplan, planen Sie Zeit und Kapazitäten für die Erstellung, Abstimmung und Veröffentlichung der Inhalte ein. Kontrollieren Sie regelmäßig das Feedback aus den sozialen Medien und beantworten bzw. moderieren Sie Nachrichten und Kommentare.

Stellen Sie sicher, dass mehr als eine Person Zugriff hat, um im Falle personeller Wechsel oder Ausfälle den Account weiterbetreiben zu können.

Inhaltliche Verantwortung

Für die Inhalte, die Sie auf eigenen Social-Media-Accounts veröffentlichen, sind Sie selbst verantwortlich. Machen Sie sich dennoch bewusst, dass, wenn Sie als Teil der Universität auftreten, Inhalte und Äußerungen immer auch auf die Universität zurückfallen werden.

Machen Sie sich auch bewusst, dass das Internet nicht vergisst. Wenn Sie einen eigenen Beitrag oder Kommentar löschen oder nachträglich bearbeiten, kann dieser bereits von anderen geteilt worden sein, etwa als Screenshot.

Rechtliches

Urheber-, Nutzungs- und Persönlichkeitsrechte gelten auch in den sozialen Medien. Urheberrechtsverstöße können kostspielig werden. Beleidigende, verfassungsfeindliche und ähnlich geartete Aussagen können arbeits- und strafrechtliche Folgen nach sich ziehen.

Grundsätzlich gelten folgenden Regelungen, die Sie beachten müssen:

Impressumspflicht (§ 5 TMG und § 55 RStV) für Print-Produkte und Online-Veröffentlichungen. Dazu zählen auch Facebook-Seiten und andere Social-Media-Accounts. Gemäß Bundesgerichtshof muss das Impressum leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sein. In der Praxis hat sich die sogenannte Zwei-Klick-Regel durchgesetzt. Das bedeutet, dass Sie etwa Ihre Webseite im Profil verlinken können (erster Klick), sofern diese im Footer ein Impressum hat (zweiter Klick).
Das Telemediengesetz (TMG) regelt Angaben zur Impressumspflicht, Angaben zur Haftung des Betreibers des jeweiligen Social-Media-Auftritts (sog. Diensteanbieter) und zum Datenschutz.
Die Meinungsfreiheit ist nach Artikel 5 des Grundgesetzes weitreichend geschützt. Nicht zulässig sind aber Tatsachenbehauptungen, die nicht der Wahrheit entsprechen. Beleidigungen und sogenannte Schmähkritik sind ebenfalls nicht zulässig.
Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten.
Das Kunsturhebergesetz (KunstUrhG) enthält Vorgaben zum Recht am eigenen Bild. Grundsätzlich bedarf es der der ausdrücklichen Zustimmung der abgebildeten Person vor der Veröffentlichung ihres Bildes, bzw. der Videoaufnahme. Bei Kindern muss das Einverständnis der bzw. des Erziehungsberechtigten vorliegen. Die Einverständniserklärungpdf, 877 kb sollte schriftlich erfolgen.
Ausnahmen betreffen Bilder von öffentlichen Versammlungen, Personen der Zeitgeschichte oder Bilder, auf denen die Personen nicht das Motiv, sondern nur Beiwerk sind.
Das Urheberrechtsgesetz (UrhG) schützt Texte, Bilder, Audio- und Videoinhalte. Meist dürfen diese Werke nur mit Zustimmung der Person veröffentlicht werden, die das jewelige Werk geschaffen hat. Wenn Sie Werke abbilden, beachten Sie auch, dass diese Person das Recht hat, an ihrem Werk genannt zu werden. Beim Hochladen von Inhalten in sozialen Netzwerken treten Sie in der Regel weitreichende Nutzungsrechte an das Netzwerk ab. Stellen Sie also sicher, dass die Verwendung der Werke in sozialen Netzwerken in den Nutzungsrechten abgedeckt ist.
Das Markengesetz (MarkenG) schützt Namen und Logos.
Das Dienstverhältnis enthält oftmals auch die Verschwiegenheitspflicht bzw. das Dienstgeheimnis.
Es gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Nutzungsbedingungen und Richtlinien des jeweiligen sozialen Netzwerks.

Transparenz

Machen Sie transparent, wer die Inhalte Ihrer Social-Media-Angebote pflegt. Treten Sie als Einzelperson im Bezug zur Universität auf, dann geben Sie sich namentlich zu erkennen. Machen Sie jederzeit klar, in welcher Funktion und Rolle sie kommunizieren.

Stehen Sie im Sinne der Transparenz auch zu Fehlern. Wenn Sie sich geirrt haben oder (zu Recht) kritisiert werden, löschen Sie den kritischen Beitrag nicht kommentarlos, sondern geben Sie Ihren Irrtum offen zu und korrigieren die getätigte Aussage umgehend.

Gestaltung, Corporate Identity

Das Logo der Universität darf nur von zentralen Accounts genutzt werden. Für eigene Social-Media-Accounts mit Bezug zur Friedrich-Schiller-Universität gibt es Profilbild-Vorlagen im Coporate Design, die entprechend ergänzt werden können.

Der eigene dezentrale Social-Media-Account sollte so benannt werden, dass er sich auch einem externen Publikum sofort erschließt. Die universitätsinterne Abkürzung "FSU" ist daher zu vermeiden. Stattdessen ist etwa "Uni Jena" auch Uneingeweihten unmittelber verständlich. Das gleiche gilt für den Namen Ihrer Einrichtung: Auch hier ist zielführend, den eigenen Namen zu verwenden.

Netiquette, Moderation und Community-Management

Social-Media-Beiträge sollten ansprechend, informativ und unterhaltend sein und einen Austausch ermöglichen. Meinungen, Hinweise und Fragen aus der Community sind dafür essenziell. Wichtig ist dabei ein respektvoller Ton sowie konstruktiv und sachlich geäußerte Kritik. Es empfiehlt sich daher immer eine Netiquette zu formulieren und zu veröffentlichten, also Kommunikationsregeln und Diskussionsempfehlungen für die Social-Media-Kanäle, auf die bei Bedarf verwiesen werden kann.

Kommentare und Direktnachrichten müssen regelmäßig gelesen und bei Bedarf beantwortet werden. Inhalte, die gegen die Netiquette verstoßen, werden bei Bedarf transparent gelöscht. Das heißt, ein Screenshot des jeweiligen Inhalts wird angefertigt und lokal gespeichert, die Löschung wird zudem an der entsprechenden Stelle kenntlich gemacht und begründet. Rechtswidrige Inhalte werden binnen 24 Stunden gelöscht, nachdem Kenntnis darüber erlangt wurde (Notice-and-Takedown-Prinzip). Hier wird gegebenenfalls das Rechtsamt informiert. Die Screenshots dienen in diesem Fall auch als Beweismittel.

Nehmen Sie alle Fragen und Anliegen grundsätzlich ernst, auch wenn sie trivial erscheinen oder salopp geschrieben sein mögen. Jede Reaktion bedeutet, dass sich eine Person mit Ihren Inhalten auseinandergesetzt hat. Werden Ihnen Fragen und Anliegen zugetragen, bedeutet das, dass Sie ernst genommen werden. Denken Sie daran, dass Sie für das Publikum da sind, nicht andersherum. Sie werden schnell feststellen, dass auch eine unwirsch kommentierende Person überrascht und freundlich antworten kann, wenn sie merkt, dass Sie sie hören, ernst nehmen und bemüht sind, ihr weiterzuhelfen.

Wenn Sie unsicher sind, wenden Sie sich gerne an das Social-Media-Team der Hochschulkommunikation: online-redaktion@uni-jena.de. Auch wenn Sie merken, dass Sie aufkommende Kritik nicht bewältigen können (Shitstorm), unterstützen und beraten wir Sie gern.