Digitalisierung in der Verwaltung
Elektronische Prozesse, Akten und Services
Piktogramm, das zwei Ordner zeigt, die aus einem Laptopbildschirm hervorkommen.
Die Services unserer Verwaltung sollen für Nutzerinnen und Nutzer jederzeit leicht zugänglich sein. Sie sollen ihre Anliegen digital übermitteln können - ohne Drucken, Scannen, Postweg und Papierverbrauch. Auch die Bearbeitung kann in digitalen Prozessen transparent und zügig erfolgen. Diese effiziente Zusammenarbeit ohne Medienbrüche schafft attraktive und moderne Arbeitsplätze in Büro und Homeoffice und trägt entscheidend zur Zufriedenheit unserer Studierenden und Mitarbeitenden bei.
Die Universität Jena widmet sich der Digitalisierung in der Verwaltung gleich mit meheren großen IT-Projekten durch die Einführung des neuen Campusmanagementsystems HISinOne, des ERP-Systems von SAP und des Dokumentenmanagementsystems d.velop documents. Die Projekte greifen eng ineinander und liefern gemeinsam eine fachlich und technisch genau abgestimmte Gesamtlösung. Nicht zuletzt bildet dies die Grundlage für die Umsetzung nutzerinnen- und nutzerfreundlicher Lösungen im Sinne des Onlinezugangsgesetzes.
Strategisch werden die Projekte durch einen projektübergreifenden Lenkungsausschuss der Digitalisierungsprojekte koordiniert und vorangetrieben.
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Zweck
Der projektübergreifene Lenkungsausschuss der Digitalisierungsprojekte ist das strategische Steuerungsgremium zur Umsetzung der Verwaltungsdigitalisierungsprojekte an der Friedrich-Schiller-Universität Jena. Der Ausschuss stellt die höchste Eskalationsinstanz in den zu steuernden Verwaltungsdigitaliserungsprojekten dar und berät insbesondere zu strategischen Themen als projektübergreifende Governance.
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Aufgaben
Die Aufgaben des Lenkungsausschusses umfassen insbesondere die Beratung und Entscheidung über
- auftretende Konflikte und Eskalationen innerhalb der Projekte sowie projektübergreifend,
- die Freigabe budgetrelevanter finanzieller und personeller Ressourcen, sowie den Umgang mit Change Requests,
- projektübergreifende Entwicklungen wie beispielsweise die Abstimmung von technischen Schnittstellen zwischen den Systemen, die Abstimmung zu Änderungen an gemeinsamen Prozessmodellen oder Anpassungen bei der Allokation von Personalressourcen,
- den Projektfortschritt,
- sowie die Entgegennahme von Berichten der Projektleitung.
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Mitglieder
Der Lenkungsausschuss setzt sich aus den folgenden stimmberechtigten Mitgliedern zusammen:
- Vizepräsident:in für Digitalisierung,
- Kanzler:in,
- Leiter:in der Stabsstelle Digitale Universität,
- Leiter:in des Universitätsrechenzentrums,
- Vertreter:in der Fakultätsgeschäftsführungen,
- Vertreter:in der Dezernate,
- Vertreter:in der Vizepräsidien,
- einem externen Beratungsmitglied.
Dem Lenkungsausschuss gehören folgende beratende Mitglieder an:
- Vertreter:in des Personalrats,
- Projektleiter:innen der Verwaltungsdigitalisierungsprojekte,
- Leiter:in des Dezernates Studierende,
- Leiter:in des Dezernates Finanzen und Beschaffung,
- Leiter:in des Dezernates Bau und Liegenschaften,
- Leiter:in des Dezernates Personal.
Den Vorsitz des Lenkungsausschusses hat der/die Vizepräsident:in für Digitalisierung der Friedrich-Schiller-Universität inne.
