HISinOne: Erfolgreicher Abschluss des ersten Teilprojekts APP "Bewerbungen & Studienplatzvergabe"
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Ziel erreicht! Teilprojekt APP "Bewerbung & Studienplatzvergabe" erfolgreich abgeschlossen
Die Friedrich-Schiller-Universität Jena hat allen Grund zum Feiern, da das erste Teilprojekt APP (engl. application management) zur Einführung des neuen Campus-Management-Systems HISinOne erfolgreich abgeschlossen wurde. Dieses innovative System, entwickelt von der HIS eG, ist die neue Größe in der Verwaltung rund um das Studierendenleben.
Die Reise des ersten Teilprojektes begann vor 3,5 Jahren, am 1. März 2020, und fand ihren Höhepunkt mit dem Livegang des Portals am 1. Dezember 2020. Zu Beginn wurden damit vier Pilotstudiengänge ausgestattet: Der Masterstudiengang Mathematik sowie höhere Fachsemester in Medizin, Zahnmedizin und Pharmazie. In den darauffolgenden Monaten wurde die Liste der Studiengänge nach und nach erweitert, bis schließlich am 1. April 2023 der letzte Schwung hinzugefügt wurde. Dieser Übergang war begleitet von kontinuierlichen Verbesserungen und Feinarbeit und wurde am 30. September 2023 offiziell abgeschlossen.
Ab sofort erfolgt die Bewerbung für die Studiengänge der Universität Jena ausschließlich über das neue Portal "Friedolin 2.0"Externer Link, das mittlerweile stolze 271 Studiengänge beherbergt. Dieser Schritt macht den Bewerbungsprozess einfacher, indem er Bewerbung, Zulassung und Online-Immatrikulation an einem zentralen Ort vereint.
Durchstarten an der Uni Jena: Prozesse vereinfacht und transparent mit neuem Bewerbungsmanagement
Die nächsten Schritte sind bereits in Sicht: Die Studierendenverwaltung über das alte Friedolin-System wird bis Anfang 2025 durch den Produktbereich "STU" (engl. sudent management) ersetzt. Die Organisation des Studienbetriebs, einschließlich Semesterplanung und Prüfungsanmeldung auf der alten Plattform, wird bis Anfang 2028 auf den Produktbereich "EXA" (engl. examination management) umgestellt.
Ein herausragendes Merkmal des neuen Bewerbungs- und Zulassungssystems APP in Friedolin 2.0 ist die zentrale Bearbeitung von Bewerbungen im Studierenden-Service-Zentrum, dem Master-Service-Zentrum, der Weiterbildung (Dezernat 1 - Studierende) und dem Internationalen Büro. Gleichzeitig ermöglicht das System die dezentrale fachliche Eignungsprüfungen in sog. Bewerberstapeln durch Fakultätsausschüsse, und dies alles an einem Ort. Statusmeldungen sorgen jetzt für Transparenz während des gesamten Prozesses.
Die Umsetzung des Teilprojektes APP war nicht ohne Herausforderungen. So forderten u.a. die Anbindung an hochschulstart.de (zentrales Vergabeverfahren)Externer Link, die Integration spezifischer Anforderungen an einzelne Studiengänge und die finale Ablösung der verschiedenen alten Portale, die es bis dahin der Uni Jena gab, eine anspruchsvolle Herangehensweise des Projektteams und der HIS eG. Während das System nun bereits erfolgreich in Betrieb ist, wird der Austausch mit dem Hersteller fortgesetzt, um das System weiter für die verschiedenen Zielgruppen zu optimieren.
Die Einführung des neuen HISinOne-Produktbereiches APP "Bewerbung & Studienplatzvergabe" markiert eine bedeutende Neuerung in der Verwaltung und Organisation des Studienbetriebs an der Friedrich-Schiller-Universität Jena, was sich positiv auf die Studierenden und die gesamte Universitätsgemeinschaft auswirken wird. Der Abschluss des Teilprojekts ist ein weiterer komplexer Schritt in Richtung "ein Portal für alles".