Mit Vollgas in Phase 2
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Fachworkshops
Zum Ende der fachlichen Planung und damit Phase 1 des Teilprojekts STU standen als Meilenstein zur Erarbeitung des Fachkonzepts in der Woche vom 11.09.2023 die Fachworkshops "Studierendenmanagement" und "Gebührenmanagement" mit der HIS eG an, in denen die erarbeiteten vorläufigen Sollprozesse der Prozesswerkstätten betrachtet und im Rahmen von Systempräsentationen vorgestellt wurden. Auf der Agenda standen dabei unter anderem Prozesse aus den Bereichen Immatrikulation bis Exmatrikulation, aus dem Bereich Gebührenmanagement Prozesse von der Verwaltung und Verarbeitung von Gebühren bis zum Gebührenclearing sowie grundlegende Serviceprozesse aus beiden Bereichen. Zusammen bilden die Anforderungen aus dem Vorprojekt, den Prozesswerkstätten und den Fachworkshops die Grundlage für das Anforderungsmanagement in Phase 2.
Austausch zu den besonderen Hörergruppen
Um die noch offenen Fragen aus den STU-Fachworkshops klären zu können, wurde am 19.10.23 gemeinsam mit der Fachberatung der HIS eG ein separater Termin zu den besonderen Hörergruppen der Universität Jena durchgeführt. Ziel des Termins war es, die Besonderheiten der Hörergruppen zu diskutieren, um unter Abwägung der Vor- und Nachteile eine Entscheidung treffen zu können, welche Hörergruppen künftig jeweils über das Studierendenmanagement oder das Gasthörermanagement im neuen System HISinOne abgebildet werden sollen. Dies betrifft die Gasthörer:innen der Uni Jena, die große Gruppe der Zweithörer:innen, z.B. auch Lehramt-Doppelfach-Studierende aus Weimar und Medizinstudierende im Praktischen Jahr sowie die besonderen Gasthörer:innen (Kursteilnehmende des Sprachenzentrums, Früh- und Jungstudierende und besondere Gasthörer:innen des Zentrums für Lehrerbildung und Bildungsforschung). Dieser Themenkomplex hat dabei nicht nur Relevanz für das Teilprojekt 2 (STU) und die Bereiche Studierenden- und Gebührenmanagement, sondern auch für die Veranstaltungsbelegung im Teilprojekt 3 (EXA), die ebenfalls mitgedacht werden muss, wenn das Prüfungs-, Veranstaltungs- und Raummanagement ab 2028 vollumfänglich im neuen System an den Start geht.
Konfigurationsworkshops
Als Auftakt der zweiten Teilprojektphase fanden am 23.10., 25.10. und 26.10.2023 die Konfigurationsworkshops im Bereich Studierendenmanagement statt, in denen die spezifischen Anforderungen und Einstellungen für eine erfolgreiche Konfiguration des Studierendenmanagements im neuen System HISinOne definiert und umgesetzt wurden. Der technische Aspekt der Workshops konzentrierte sich auf die Konfigurationseinstellungen des Systems, die gemeinsam mit der Fachberatung der HIS eG an die Bedürfnisse der Universität Jena im Rahmen des Customizings angepasst wurden. Dazu zählten beispielsweise die Einrichtung von Zeiträumen, Einstellungen zum Antragsmanagement (Online-Anträge, Beurlaubung, Exmatrikulation usw.), zu Sperren und Wiedervorlagen und zur Vergabe der Matrikelnummern. Als weiteres Ergebnis der Workshops wurden sowohl Verantwortlichkeiten und Zeitpläne für die Umsetzung der Konfiguration festgelegt als auch To Do's erarbeitet, die nun vom Hersteller und uniseitig von Systemadministratoren, Fachabteilungen und Prozessmanagement-Team bearbeitet werden, um den Implementierungsprozess weiter voranzubringen. Bevor es ab Dezember 2023 regelmäßige Austauschtermine mit der HIS eG im Bereich Studierendenmanagement geben wird, stehen zunächst vom 28.11. - 01.12.2023 die Konfigurationsworkshops im Gebührenmanagement an, in denen die Grundeinstellungen vorgenommen werden, auf deren Basis einmalige und wiederkehrende Gebühren in HISinOne abgebildet werden sollen. Als Grundlage dafür wurde im Vorfeld eine Gebührenmatrix erarbeitet, die einen Überblick bietet über die Gebührenstrukturen und -komponenten der Universität Jena. Dabei wird im weiteren Verlauf etwa zu klären sein, welche Besonderheiten mit Blick auf die Gebühren für besondere Hörergruppen der Universität Jena beachtet werden müssen.
Ausblick
Nach den Konfigurationsworkshops wird der Fokus ab Dezember 2023 auf dem Anforderungsmanagement liegen. Das Projektteam wird in regelmäßigen Austauschrunden Informationen und Anforderungen der später mit STU arbeitenden Abteilungen aufnehmen, diese in der Dokumentationsplattform Confluence aufbereiten und als sog. "User Story" (detaillierte Beschreibung der Kundenanforderung mit konkreten Umsetzungkriterien) in die Software Jira, einem mit Confluence interagierenden Aufgabenverwaltungssystem, überführen. In einem mit der IT abgestimmten Workflow werden diese User Stories nacheinander in HISinOne umgesetzt und in regelmäßigen Abständen mit den sog. Key-Usern abgestimmt. Dieser Prozess wird einen Großteil des kommenden Jahres einnehmen, bis schließlich sämtliche Anforderungen im System umgesetzt wurden und für die Testphase gegen Ende des Jahres bereitstehen. Wir halten Sie auf dem Laufenden...