Informationen für Welcome Buddys

Sie können sich online hierExterner Link anmelden. Bitte geben Sie unbedingt an, wann Sie (möglichst taggenau!) in Jena sein werden. Sollte sich daran kurzfristig etwas ändern, schreiben Sie uns bitte eine Mail.

Sobald wir Ihre Anmeldung aufgenommen haben, erhalten Sie eine Willkommens-E-Mail (dies kann ggf. einige Tage dauern) mit weiteren Informationen zur Bestätigung Ihrer Anmeldung. In dieser Mail werden Sie auch über die nächsten Termine informiert, zu denen wir Schulungen durchführen, um Sie auf Ihre Aufgabe als Welcome Buddy vorzubereiten. Bitte nehmen Sie an einer der angebotenen Schulungen teil. Einen Anmeldelink für die Schulungen senden wir Ihnen per E-Mail.

Es ist enrom wichtig, dass Sie uns den Zeitraum Ihrer Verfügbarkeit angeben. Ohnen diesen kann keine Zuteilung erfolgen.

Die Teilnahme an einer Welcome-Buddy-Schulung ist Voraussetzung dafür, dass Sie als Welcome Buddy tätig sein dürfen. Melden Sie sich dafür bitte über Friedolin an.

Die aktuellen Termine finden Sie hier: 

• wird bekannt gegeben

Hier geht es zur Anmeldung

Sie müssen nur an einem Termin teilnehmen. Alle Schulungen sind inhaltlich in etwa gleich.

Ab Ende August bzw. Ende Februar bis zum Beginn der jeweils nächsten Vorlesungszeit versuchen wir, für jeden neu internationalen Studierenden einen Welcome Buddy zu finden. Dafür sind die Anreisezeit der Mentees und Ihre eigene Verfügbarkeit zu dieser Zeit das wesentlichste Kriterium. Erst danach versuchen wir, Sie auch nach Fächern und Sprachkenntnissen "passend" zuzuteilen. Sollte dies nicht möglich gewesen sein, bitten wir Sie um Verständnis. Wenn Sie Medizin oder Jura studieren, werden Sie in der Regel nur Studierenden Ihres Fachs zugeteilt. Einzige Ausnahme bilden DSH-Kurs-Teilnehmende, denen es vor allem um das Erlernen der deutschen Sprache geht. Wenn wir einen Welcome Buddy für die jeweiligen Mentees gefunden haben, versenden wir an Sie beide eine sogenannte "Zuteilungsmail" mit den Kontaktdaten.

Dann beginnt die Betreuung, indem Sie Kontakt zu Ihrem Mentee aufnehmen.

Welcome-Buddy-Handbuch
Im Welcome-Buddy-Handbuchpdf, 1 mb finden Sie alle Informationen, die Sie für Ihre Tätigkeit benötigen. Dieser Leitfaden wird jedes Semester aktualisiert. Sie finden darin außerdem wichtige Ansprechpersonen, Adressen und Öffnungszeiten. Besonders die Checkliste ganz vorn ist ein gutes Hilfsmittel, da hier alle Schritte in der richtigen Reihenfolge dargestellt sind. Sie erhalten das Handbuch in gedruckter Form bei der Welcome-Buddy-Schulung oder zu den Sprechzeiten oder während des WelcomeCafés bei uns im Büro und können es als pdf auf der Internetseite lesen und herunterladen. Wir aktualisieren das Handbuch jeweils zum neuen Semester.

Newsletter
Welcome Buddys, die seit einem oder mehreren Semestern aktiv sind und viele praktische Erfahrungen im Mentoring haben, müssen nicht jedes Semester neu an Schulungen teilnehmen. Insbesondere für sie, aber auch für alle anderen aktiven Buddys zur besseren Übersichtlichkeit, verschicken wir im März bzw. September jeweils einmal einen Newsletter. Dieser enthält jeweils aktuelle Neuerungen oder Änderungen (ggf. auch noch einmal aus dem Vorsemester) sowie alle für das beginnende Semester relevanten Termine.

Die Tätigkeit als Welcome Buddy/Mentor*in ist ehrenamtlich und erfolgt unentgeltlich. Alle IB-Mentor*innen erhalten am Ende der Betreuungszeit ein Tätigkeitszeugnis.

Zudem können Sie sich in einem kostenfreien interkulturellen Training fortbilden und erhalten dafür ein Teilnahmezertifikat. Sie werden für die Tätigkeit von uns geschult und erhalten jedes Semester als Leitfaden ein aktuelles Welcome-Buddy-Handbuch.

Möglicherweise werden Sie Ihre Fremdsprachenkenntnisse erweitern. Ganz sicher schließen Sie Bekanntschaft mit Studierenden aus aller Welt und erweitern so Ihre interkulturellen Erfahrungen. Ganz oft erfahren Sie auch große Dankbarkeit für Ihre Unterstützung. Wer weiß, vielleicht entdecken Sie auf die Weise Jena und die Uni noch einmal neu und gewinnen sogar Freundinnen und Freunde fürs Leben!

Solange es uns möglich ist, honorieren wir die Welcome-Buddy/Mentoring-Tätigkeit zusätzlich mit einem Büchergutschein.

Zwei neue Welcome Buddys werben und den Büchergutschein verdoppeln!

Haben Sie interkulturell interessierte Freunde, Bekannte und Kommiliton/innen, die an der Universität Jena eingeschrieben sind, Deutsch mindestens auf B1-Niveau sprechen, in den 3-4 Wochen vor Vorlesungsbeginn mind. 1-2 Wochen Zeit haben und die Sie als Welcome Buddys gewinnen können? Dann zögern Sie bitte nicht, sie anzusprechen und zu werben - wir honorieren dies nach Ende der jeweiligen Anfangsbetreuung mit einem zusätzlichen Büchergutschein für Sie, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

Mindestens zwei neue Welcome Buddys, die bisher nicht als IB-Mentor*innen an der Uni Jena aktiv waren, haben

• bei der Anmeldung unter "Bemerkungen" Ihren Namen als Werber*in angegeben (oder uns anderweitig mitgeteilt) und
• an einer der angebotenen Welcome-Buddy-Schulungen teilgenommen und
• zu Beginn eines Semesters mindestens eine/n neue/n internationale/n Studierende/n als Welcome Buddy bei allen notwendigen Wegen betreut.

Der Studienerfolg ausländischer Studierender ist uns wichtig. Und weil viele das erste Mal in Deutschland leben und studieren werden, will die Universität Jena ihnen die Unterstützung bieten, die sie brauchen. Wenn Sie selbst bereits im Ausland studiert haben, wissen Sie eine gute Betreuung und Einführung in das Studiensystem und das Leben in einer fremden Universitätsstadt in den ersten Wochen des Aufenthalts zu schätzen. Erinnern Sie sich noch an Ihren Studienbeginn? Dann wissen Sie vielleicht, wie aufregend der erste Tag in der neuen Stadt, wie schwierig die erste Orientierung und das Kennenlernen der Komilliton*innen sein können.Die Welcome Buddys betreuen internationale Studierende bei ihrem Studienstart und sind ihre ersten persönlichen Ansprechpartner*innen in Jena. Dies betrifft insbesondere die Unterstützung bei der Immatrikulation (Registrierung sowie Abholen und später Abgabe von Dokumenten), der Anmeldung im Rechenzentrum, sowie die Begleitung zum Bürgerservice, zur Bank und zur Krankenversicherung. Dazu ist es wichtig, dass Sie sie sich selbst schon in Jena auskennen und gut Deutsch (mind. auf B1-Niveau!) sprechen. In der Regel sollten Sie auch ähnlich gut Englisch sprechen, da gerade Studierende in den englischsprachigen Masterstudiengängen oder auch einige Gaststudierende ohne oder mit nur sehr geringen Deutschkenntnissen nach Jena kommen. Welcome Buddys unterstützen ihre Mentees außerdem beim Stundenplanbau und verschaffen ihnen einen Einblick in das studentische Leben in Jena. Optimalerweise werden neu ankommende Mentees von ihren Welcome Buddys bereits am (Bus-)Bahnhof in Jena in Empfang genommen und ins Wohnheim oder in die WG begleitet.

Übrigens hießen die Welcome Buddys bis März 2024 "Ankunfstmentor*in". Mit der Umbennenung hoffen wir, dass neue Studierenden weniger Scheu haben dieses Unterstützungsangebot wahrnehmen. Im Deutschen nutzen wir die hier übliche Schreibweise; im Englischen die orthographisch korrekte ;-)

Das Welcome-Buddy-Programm steht allen neuen internationalen Studierenden der Universität Jena offen, egal ob sie einen DSH-Kurs (Deutsche Sprache für den Hochschulzugang) beginnen, für ein Gaststudium oder ein Abschlussstudium nach Jena kommen. Die Studierenden kommen aus der ganzen Welt und sprechen (fast alle) Deutsch oder Englisch. 

Als Welcome Buddy sind Sie vor allem Ansprechpartner*in für die neuen internationalen Studierenden und unterstützen deren Ankunft in Jena, den Studienstart an der Universität und die ersten Schritte in Jena.

Welche Schritte sollte ich mit meinen Mentees zusammen erledigen bzw. wie soll ich sie unterstützen?

• vor Anreise: Erstkontaktaufnahme und Kontakt halten
• (Organisation der) Abholung vom Bahnhof oder der Busstation in Jena
• Unterstützung bei der Immatrikulation im Internationalen Büro
• Begleitung zur Vertragsunterzeichnung im Studierendenwohnheim oder beim Privatvermieter
• Begleitung zum Bürgerservice (Einwohnermeldeamt)
• Begleitung zur Bank (Kontoeröffnung, Semesterbeitragszahlung)
• Unterstützung bei der Anmeldung im Rechenzentrum
• Hilfe beim Stundenplanbau
• Generelle Unterstützung bei der Eingewöhnung und Orientierung in Jena und an der Universität sowie bei Verständigungsschwierigkeiten
• Begleitung zu Terminen bei der Ausländerbehörde später im Semester

Welche Aufgaben sind optional?

• Hilfe bei der Kurs- und Prüfungsanmeldung
• Begleitung zu den Angeboten der Willkommenstage, z.B. WelcomeCafé

Was sollte ich nicht tun?

• für internationale Studierende bürgen
• für internationale Studierende Verträge o.ä. unterzeichnen
• meine Log-In-Daten weitergeben
• in finanzielle Vorleistung gehen
• bei Terminen die komplette Gesprächsführung übernehmen

Unterstützung nach Bedarf

Sie sind Ansprechperson und Mittler*in und müssen nicht alles wissen und sollen auch nicht die komplette Regie übernehmen. Im Welcome-Buddy-Programm geht es um "Hilfe zur Selbsthilfe", da die Studierenden auch nach Ihrer Anfangsunterstützung als selbstständige Studierende und Erwachsene ihren Weg finden müssen. So dürfen und sollen Sie immer auch auf andere bestehende Betreuungsangebote und -personen der jeweiligen Fächer (Fachstudienberatung, Studieneinführungstage, Erasmuskoordinator*innen etc.) verweisen.

Kommunikation und Grenzen

Bedenken Sie bitte auch, dass Kommunikation das A und O ist. Können Sie beispielsweise Ihre/n Mentee nicht persönlich vom Bahnhof abholen, ist es wichtig, dass Sie Ihrer/Ihrem Mentee dies rechtzeitig kommunizieren, um Missverständnisse und falsche Erwartungen zu vermeiden, und sie/ihn ggf. dabei unterstützen, trotzdem ohne Probleme ihr/sein Zimmer zu erreichen. Gleiches gilt natürlich auch für andere Bereiche. Teilen Sie klar und deutlich mit, was Sie leisten können und was nicht. Bieten Sie immer auch konkrete Unterstützung zu den einzelnen, zu erledigenden Schritten an, aber sagen Sie es auch ehrlich, wenn Sie etwas nicht schaffen können. Sie sind ehren-, nicht hauptamtliche/r Mentor*in und dafür sind wir Ihnen sehr verbunden! Falls es Ihnen wegen anderer Verpflichtungen insgesamt zu viel wird, melden Sie sich bitte bei uns.

In der Regel teilen wir jedem Welcome Buddy im Wintersemester bis zu zwei Mentees und im Sommersemester eine/n Mentee zu. 

Die Unterstützung durch die Welcome Buddys umfasst

• im Wintersemester in der Regel die Zeit zwischen letzter Septemberwoche und einer Woche nach Vorlesungsbeginn und
• im Sommersemester ca. drei Wochen um den Vorlesungsbeginn.

Sie können mit bis zu 10 Stunden pro Mentee rechnen. Der Zeitaufwand kann stark variieren. Das fängt damit an, wann Ihr*e Mentee anreist, wie viele Fragen Ihr*e Mentee evtl. schon vor der Anreise hat oder ob sie/er ggf. schon so gut auf den Aufenthalt in Jena vorbereitet ist, dass sie/er die meisten ihrer/seiner Fragen bereits vor dem Kontakt mit Ihnen klären konnte. Während manche Mentees viele Wege alleine gehen (möchten) oder problemlos ein Zimmer über das Studierendenwerk bekommen haben, haben andere internationale Studierende Probleme bei der Zimmersuche, bei der Eröffnung eines Bankkontos oder andere Schwierigkeiten und wissen dann Ihre Betreuung besonders zu schätzen. Manche Dinge lassen sich auch in einer Gruppe erledigen, sofern Sie mehrere Mentees betreuen, so dass Sie dadurch evtl. Zeit sparen können.

Schauen Sie bitte zuerst in Ihrem Welcome-Buddy-Handbuch nach. Darin finden Sie schon sehr viele Informationen.

Auf der Webseite Studienstart-international finden Sie alles, was rund um die Einschreibung zu tun und zu beachten ist.

Bei weiteren Fragen oder unerwarteten Problemen können Sie uns gerne an welcomebuddy@uni-jena.de schreiben. Wir werden dann versuchen, Ihnen schnellstmöglich zu antworten. Darüber hinaus können Sie uns natürlich auch anrufen (Tel.: 03641/ 9 401530) oder zu unseren Sprechzeiten in unserem Büro im Internationalen Centrum vorbeikommen.

In den 2-3 Wochen vor Vorlesungsbeginn wird zudem im Internationalen Centrum das WelcomeCafé angeboten, das von internationalen Studierenden betreut wird, die bereits länger in Jena sind. Das Büro des IB-Mentoring-Teams ist während der kompletten Öffnungszeit des WelcomeCafés besetzt und Sie können gern vorbeikommen, falls sich Ihre Fragen im WelcomeCafé selbst nicht klären lassen oder Sie vielleicht Kapazitäten haben, um weitere Mentees zu betreuen. Auch falls es Schwierigkeiten mit Ihren Mentees gibt, reden Sie mit uns darüber.

Bitte versuchen Sie mindestens 2x per E-Mail in Kontakt zu treten. Sollten Sie nach einer Woche immer noch keine Antwort erhalten oder Ihnen Fehlermeldungen angezeigt werden und Sie auch keine E-Mails in Ihrem Spam-Ordner finden, senden Sie bitte eine E-Mail mit allen Informationen an welcomebuddy@uni-jena.de. Wir prüfen dann, welches Problem möglicherweise vorliegt und geben Ihnen Rückmeldung.

Sollte Ihr*e Mentee schon in Jena bzw. in Deutschland sein, bedenken Sie bitte, dass sie/er möglicherweise kein oder zumindest nicht durchgängig Internet hat und Ihre Nachrichten vor allem in den Tagen nach der Ankunft nicht lesen kann. Dies trifft besonders auf Studierende aus Nicht-EU-Ländern zu. Um an dieser Stelle Missverständnisse zu vermeiden, empfiehlt sich eine gute Absprache vor der Ankunft und Abholung der/des Mentees bei deren/dessen Anreise. Dann können Sie gleich klären, wie Sie sich in den darauffolgenden Tagen am besten erreichen können.

Bitte schreiben Sie unbedingt eine E-Mail an welcomebuddy@uni-jena.de und teilen Sie uns dies mit, wir geben die Information dann weiter. Bitte vergessen Sie nicht die Absage an die Abteilung Wohnen des Studierendenwerks (wj@stw-thueringen.de) zu senden.

Wenn Sie uns trotzdem noch als Welcome Buddy zur Verfügung stehen, freut uns das.

Wenn sich bei Ihnen etwas ändert (Studiengang, Studienort, Zeitplan, Trauerfall, Hochzeit, Lottogewinn...), das Einfluss auf Ihre Teilnahme am Programm haben kann, bitten wir Sie, uns dies umgehend mitzuteilen: welcomebuddy@uni-jena.de 

Es ist eher die Regel, dass Ihre Mentees andere Fächer studieren als Sie selbst. Vermitteln Sie Ihren Mentees dann, dass Sie nicht für die fachliche Beratung zuständig sind und diese (in den meisten Fällen) nicht leisten können, um so falschen Erwartungen und Konflikten entgegen zu wirken. Sie können Ihre Mentees dafür aber auf die verschiedenen Angebote der Universität hinweisen. Dabei ist von Bedeutung, was für eine Art von Studium Ihr Mentee absolviert:

Gaststudierende können Sie an die Erasmus-Koordinatorion oder die Fachstudienberatung im jeweiligen Studiengang verweisen.

Abschlussstudierende im Erststudium können sich ebenfalls an die Fachstudienberatung wenden. Einige Fragen können zudem vielleicht bereits während der Studieneinführungstage (STET) geklärt werden. Auch die Fachschaften bieten oftmals Hilfestellungen an. Darüber hinaus bietet das Internationale Büro für Abschlussstudierende die Möglichkeit eines Fachmentorings durch Studierende und Dozent/innen ihres eigenen Studienfaches an. Wenn Sie das interessiert, lesen Sie bitte hier mehr.

DSH-Kursteilnehmende wenden sich bitte an Frau Cornelia Dwars.

Für alle Studienrichtungen kann es sich zudem lohnen nachzusehen, ob sich nicht bei Facebook eine Gruppe mit Uni Jena-Studierenden des entsprechenden Fachbereiches findet, die eventuell Rat wissen.

Sie erhalten nach Abschluss Ihrer Tätigkeit im Mai bzw. November/Dezember per E-Mail eine Bestätigung über Ihr Engagement in deutscher und englischer Sprache. Sollten Sie nach mehrsemestrigem Engagement als Welcome Buddy ihre Tätigkeit beenden, stellen wir Ihnen gern auf Anfrage auch ein "Sammelzeugnis" aus.

Die Betreuung mindestens einer/s Studierenden im Rahmen der Anfangsbetreuung ist Pflichtbestandteil des Moduls "Mein soziales Engagement" im Rahmen des "Zertifikat Karriereplan" (ZertiKap). Externer LinkWenn Sie mindestens zwei Semester als Welcome Buddy neu ankommende Studierende unterstützen, können Sie mit den Nachweisen über diese Betreuung sogar das komplette Modul abdecken. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir zu Beginn des Wintersemesters aufgrund der hohen Anzahl neuer Studierender jedem Welcome Buddy in der Regel zwei Mentees zuteilen.

Nein. Gegen Ende der Vorlesungszeit, erhalten Sie eine E-Mail von uns, in der wir Sie fragen, ob Sie auch im kommenden Semester wieder als Welcome Buddy tätig sein wollen. Wenn Sie das möchten, geben Sie uns einfach per Mail eine kurze Rückmeldung.  Wenn Sie nicht mehr teilnehmen können oder evtl. auch nur ein Semester aussetzen möchten/müssen, teilen Sie uns dies bitte ebenfalls per Mail mit.

Bleiben Sie mit Ihren Mentees in regelmäßigem Kontakt! Besonders für ausländische Studierende gibt es leider häufig nicht viele Möglichkeiten, mit Einheimischen bzw. Studierenden, die bereits länger in Jena wohnen, in Kontakt zu kommen und längerfristige Beziehungen aufzubauen. Mit Ihnen in Kontakt zu bleiben, kann daher schon ein großer Schritt zur Integration sein. Gerade Termine bei der Ausländerbehörde finden oft auch erst im Laufe des Semesters und nicht gleich am Anfang statt auch da ist Ihre Unterstützung beim Formularausfüllen und insbesondere auch Ihre Begleitung ausdrücklich erwünscht.

Das Internationale Büro freut sich auch über Anmeldungen zum Fachmentoring für AbschlussstudierendeExterner Link, welches längerfristig angelegt ist.

Nehmen Sie während des Semesters gerne mit Ihrer/m Mentee z.B. an Veranstaltungen im Internationalen CentrumExterner Link (Haus auf der Mauer), beim Café auf der Mauer, an Ausflügen, Workshops oder am einmal monatlich stattfindenden Interkulturellen Treff teil.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, sich bei einer der studentischen Gruppen im Internationalen Centrum oder im Erasmus Student Network zu engagieren, als Veranstaltungspate bei der Willkommenstagen des Internationalen Büros mitzuwirken.