Retrospektive 2023 – Perspektive 2024
- Campus-Management-System
- Friedolin 2.0
- HISinOne
Meldung vom:
Es ist Zeit für eine kleine Zeitreise durch unser Digitalisierungsprojekt zum Aufbau von Friedolin 2.0 mit den Teilprojekten APP, STU und EXA. Zum Jahreswechsel hat das Projekt die 50%-Marke erreicht. Lasst uns auf ein arbeitsreiches Jahr 2023 zurückschauen und einen ersten Blick auf die Perspektiven in 2024 werfen.
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Teilprojekt 1 (APP) – Bewerbung & Studienplatzvergabe
Sechs Holzwürfel liegen vor orangefarbenen Hintergrund nebeneinander. Darauf steht Live on/off.Rückblick
Im April 2023 erlebten wir den Livestart der Phase 5 – ein bedeutender Meilenstein und zugleich der Abschluss der finalen Teilprojektphase. In dieser Phase wurden die noch verbliebenen Studiengänge und Kurse integriert, darunter die Masterstudiengänge, Studienkolleg- und DSH-Sprachkurs sowie die Weiterbildungsstudiengänge.
Nach dem Livestart begaben wir uns ab April in die Nachbereitungsphase. Hier stand die Übergabe in den Betrieb im Mittelpunkt, gefolgt von intensiver Fehlerbehebung und Optimierung. Insbesondere Performance-Probleme bei der Bewerbungsprüfung wurden dabei erfolgreich angegangen.
Ein weiteres Highlight war die Integration der Gaststudierenden ab dem 1. November 2023 und des "Master of Photonics" ab dem 1. Dezember 2023 in unser System. Der Status Ende 2023 zeigt stolz, dass alle Studiengänge der Universität Jena nun in Friedolin 2.0 für Bewerbungen verfügbar sind. Gemeinsam haben wir dieses Kapitel erfolgreich geschrieben und freuen uns auf die nächsten Abenteuer!
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Teilprojekt 2 (STU) – Studierenden- & Gebührenmanagement
Eine Holzwippe mit Holzfigur auf einer Seite, einem Haus auf der anderen und einen Stapel Münzgeld in der Mitte.Rückblick
Das Jahr begann im Teilprojekt STU mit der neuen fachlichen Teilprojektleiterin, Sarah Kaczmarek, die am 15. Januar 2023 startete. Von Februar bis Mai fanden intensive Prozesswerkstätten zum Thema Studierenden- (STU) und Gebührenmanagement (GEB) statt. Außerdem wurde mit der Bearbeitung des Arbeitspaketes Hörergruppen begonnen, mit dem der Intension die unterschiedlichen Zielgruppen (Gast- und Zweithörende, Juniorstudierende usw.) künftig mit geeigneter Nutzerrolle in das neue System zu integrieren. Die Vielfalt der zu berücksichtigenden Gruppen ist dabei nach wie vor eine besondere Herausforderung.
Im September fanden Workshops zur fachlichen Planung sowie ein Sondertermin zum Thema Hörergruppen statt. Aus diesen Terminen ergaben sich mehrere To-Dos für die Universität und die HIS eG, welche kontinuierlich abgearbeitet werden. Auf Basis der Termine erfolgte die Fachkonzeption – seit Mitte November liegt uns das finale Fachkonzept vor.
Ende Oktober und Ende November wurden zudem Workshops zur Konfiguration des Studierenden- und Gebührenmanagements durchgeführt. Hierbei stimmten wir Einstellungen globaler Parametern unter Einbeziehung der fachlichen Vertretungen, Studierenden-Service-Zentrum (SSZ), Master-Service-Zentrum (MSZ), Internationale Büro (IB), Sprachenzentrum (SPZ), Weiterbildung (WTB) und Dezernat 2 (Finanzen), ab.
Aktuell I Ausblick
Im weiteren Jahresverlauf startete zudem das Anforderungsmanagement, welches die Aufnahme und Verarbeitung von Detailanforderungen zur Übergabe an die IT ermöglicht, die ihrerseits dann für die Prüfung der Machbarkeit sowie Umsetzung zuständig ist. Beispielsweise werden hier (Online-)Immatrikulation, Rückmeldung, Beurlaubung, Exmatrikulation, allgemeiner Studierendenservice und die Gebührenverwaltung beleuchtet.
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Teilprojekt 3 (EXA) – Prüfungs-, Veranstaltungs- & Raummanagement
Weiße Puzzleteile liegen auf grau-türkisen Hintergrund und setzen sich am rechten Bildrand zusammen.Rückblick
Das Jahr 2023 war begleitet von der Durchführung der Prozesswerkstätten. Gemeinsam nahmen wir uns Zeit für eine eingehende Betrachtung, Analyse und Anpassung von Prozessen rund um die Bereiche Studiengangmanagement, Veranstaltungs- & Raummanagement sowie Prüfungsmanagement. Hierbei waren die Interessenvertretungen (sog. „Key-User“) der einzelnen Fakultäten und beteiligten Bereiche involviert und haben ihren wertvollen Input beigetragen. In unserem abschließenden Get-Together im Dezember in den Rosensälen haben wir gemeinsam auf die bisherige Arbeit zurückgeblickt und einen Ausblick auf die bevorstehenden Themen gegeben.
Ausblick
In diesem Jahr steigt der Software-Hersteller HIS eG in unser Projekt ein. Uns erwarten Fachworkshops im Studiengang- und Prüfungsmanagement sowie Veranstaltungs- & Raummanagement mit der abschließenden Vorlage des Fachkonzepts. Zudem beschäftigen wir uns u.a. mit den Themen Livestart und dem damit verbundenen Zeitraum des Änderungsstopps von Studiengängen sowie der Konzipierung der Projektphase 2 "Anforderungsaufnahme & technische Umsetzung". Im Juni werden wir zudem an der HIS Nutzertagung in Leipzig teilnehmen.
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Gesamtprojekt – Projektarbeit
Rückblick
Allgemein haben wir im Jahr 2023 nicht nur hinter den Bildschirmen gearbeitet. Im Juni 2023 haben wir an der HIS-Nutzertagung teilgenommen, die sich den Themen von APP und STU widmete. Hier haben wir nicht nur wertvolle Erfahrungen gesammelt, sondern auch unser Netzwerk erweitern können. Der hochschulübergreifende Erfahrungsaustausch ist ein wichtiger Bestandteil um HISinOne an unsere Bedürfnisse anzupassen.
Im Mai und Juni 2023 haben wir als Projektkernteam einen inspirierenden Teamworkshop veranstaltet. Dabei haben wir uns gezielt auf die bevorstehenden Phasen 2 in den Teilprojekten STU und EXA vorbereitet. Gemeinsam haben wir effektive Workflows für die teamübergreifende Zusammenarbeit im Anforderungsmanagement und bei der technischen Umsetzung entwickelt und die Bedürfnisse unserer Key-User berücksichtigt. Gleichzeitig haben wir die Grundlagen für eine agile Zusammenarbeit gelegt und die Umsetzungsverfolgung in Jira optimiert.
Der Abschied von Hildegard Kistinger, der Teilprojektleitung für Business Intelligence (BI), markierte das Ende des Jahres 2023. Ein herzlicher Dank geht an Hildegard für ihre wertvolle Unterstützung und Bereicherung in diesem Projekt. Ihr Nachfolger André Starke aus dem Sachgebiet Akademisches Controlling, Planung und Statistik (ACPS) ist bereits mit voller Energie dabei. Technische Unterstützung erhält er dabei von Heiko Ritzmann.
Die Zusammenarbeit mit den anderen Digitalisierungsprojekten der Universität hat eine neue Ebene erreicht. Gemeinsame Planungen, projektübergreifende Treffen und der Austausch zu Querschnittsthemen wie ERP, OZG, DMS und HIS-RES haben uns noch besser vernetzt. Das Vizepräsidium für Digitalisierung ließ eine Landing Page für die Großprojekte schaffen, die die Sichtbarkeit der Projekte erhöht. Darüber hinaus stehen wir jetzt im regelmäßigen Austausch mit anderen Hochschulen zu verschiedenen Digitalisierungsthemen, wie beispielsweise des OZG und Campusmanagementsystemen.
Ausblick
Das neue Jahr beginnt mit den Vorbereitungen zum Einspielen des aktuellen HISinOne-Releases 2023.12Externer Link, das zahlreiche Neuerungen mit sich bringt. Es wurden u.a. bestehende Funktionen optimiert und erweitert, neue Funktionen eingeführt und insgesamt die Usability und Flexibilität, beispielsweise in der nachträglichen Bearbeitung verschiedener Vorgänge, verbessert.
Zum 1. April 2024 starten wir eine neue Bewerbungskampagne für das Wintersemester 2024/25, Auch der Austausch mit anderen Hochschulen im gesamten Bundesgebiet bleibt 2024 ein wichtiger Bestandteil unserer Strategie. Von dem fortlaufenden Erfahrungsaustausch, profitieren wir weiterhin.
Die Zusammenarbeit mit dem Projektteam des Dokumentenmanagementsystems (DMS) wird weiter vertieft. Die Konzeption und Implementierung der elektronischen Studierendenakte steht ebenfalls auf der Agenda für das Jahr 2024. Ein weiterer wichtiger Schritt in Richtung effizienter Digitalisierung.
Das Zusammenspiel mit dem ERP-Team gewinnt an Bedeutung – insbesondere in Bezug auf die erforderliche Schnittstelle zu SAP für das Gebührenmanagement. Die Integration dieser Prozesse wird uns helfen, den Verwaltungsaufwand zu minimieren und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Gemeinsam stehen wir vor einem Jahr weiterer Innovationen und Herausforderungen. Mit Zuversicht und vereintem Engagement setzen wir den Weg fort, um die Digitalisierung an unserer Universität kontinuierlich voranzutreiben.
Person steht mit Fernglas auf einem Papierbot. Das Bot wird von einer Welle angehoben.
Fazit
Wir stehen vor einem spannenden und arbeitsintensiven Jahr, das durch die Integration zahlreicher Schnittstellen und einen intensiven projektübergreifenden Austausch geprägt sein wird. Diese Herausforderungen erfordern eine koordinierte und gemeinsame Projektplanung, um sicherzustellen, dass wir die gesteckten Ziele erfolgreich erreichen.
Im Teilprojekt STU arbeiten wir daran, die Vorbereitungen abzuschließen, um einen reibungslosen Livestart im November 2025 zu gewährleisten. Kontinuierlich wird APP im laufenden Betrieb weiter optimiert, wobei halbjährliche Kampagnenanpassungen geplant sind. In EXA werden in diesem Jahr die Weichen für die Phase 2 "Anforderungsaufnahme & technische Umsetzung" gestellt.
Wir freuen uns auf ein produktives Jahr 2024.
