Vom 11. bis 15. November 2024 verwandeln wir Instagram in eine lebendige Plattform für unsere Social-Media-Woche. Seid gespannt auf interessante Inhalte und Interaktionen! Am 20. November 2024 laden wir euch zu einer abwechslungsreichen Informationsveranstaltung ein. Zudem wird an diesem Tag unsere Umfrage versendet, an der ihr teilnehmen könnt. Hier habt ihr die Chance, eure Stimme zu erheben und direkt Einfluss zu nehmen!
Das erste Teilprojekt APP, kurz für Application Management, ist der Produktbereich von HISinOne für die Verwaltung von Bewerbungen und die dezentrale Studienplatzvergabe. Er ist seit dem Wintersemester 2023/24 für alle Studiengänge der Universität Jena produktiv und hat damit die Altsysteme abgelöst.
In APP können alle Beteiligten des Bewerbungs- und Zulassungsprozesses medienbruchfrei und barrierearm arbeiten: Bewerber können sich in APP für zulassungsfreie Studiengänge einschreiben bzw. auf Studienplätze zulassungsbeschränkter Studiengänge bewerben. Die Sachbearbeiter der Studierendenbüros prüfen die Anträge auf Einschreibung bzw. Zulassung. Die Mitglieder der Auswahlausschüsse zulassungsbeschränkter Studiengänge, z.B. von Masterstudiengängen, können ihr fachliches Votum hinterlegen. Anschließend erhalten die Bewerber auf zulassungsbeschränkte Studiengänge ein Zulassungsangebot. Zu guter Letzt können sich alle – Bewerber auf zulassungsfreie Studiengänge und zugelassene Bewerber auf zulassungsbeschränkte Studiengänge – die Immatrikulation beantragen.
APP stellt zahlreiche Funktionen bereit, die dafür unentbehrlich sind: Uploadfelder für das Hochladen von Bewerbungsunterlagen, die Benachrichtigung der Bewerber, Felder für Kommentare der Sachbearbeitung, die Durchführung von Vergabeverfahren, die Bereitstellung von Bescheiden zum Abruf und viele andere.
Dank APP ist das Bewerbungs- und Zulassungsverfahren an der Universität Jena inzwischen komplett elektronisch und damit papierfrei, was das Verfahren sowohl für die Bewerber als auch für die Universität erleichtert und beschleunigt und außerdem einen Beitrag zur Uumsetzung der Nachhaltigkeitsstrategie der Universität leistet. Damit ist die Universität außerdem einen Schritt weiter in der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG), das den öffentlichen Stellen die elektronische Bereitstellung von Verwaltungsleistungen vorschreibt und es damit den Bürgern ermöglicht, Verwaltungsleistungen online zu beantragen und in Anspruch zu nehmen.
Das weitere Anforderungsmanagement sowie die fachliche Koordination und damit die Vermittlung zwischen den Stakeholdern wie Bewerber:innen, Fachbereichen der Fakultäten, den Sachgebieten der zentralen Hochschulverwaltung und dem Universitären Rechenzentrum liegt im Sachgebiet „Studentisches Campusmanagement" des Dezernats 1 „Studierende“.