Promovierende mit Arbeitsvertrag an der Universität Jena

Der erste Schritt auf Ihrem Weg zur Promotion als wissenschaftliche Mitarbeiterin bzw. wissenschaftlicher Mitarbeiter ist die Zusage einer Stelle durch die Universität. Falls Sie noch auf Stellensuche sind, finden Sie hier Informationen, wie Sie sich auf Stellen als wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in bewerben können.

Der nächste Schritt auf dem Weg zu Ihrer Promotion als wissenschaftliche/r Beschäftigte/r an der Friedrich-Schiller-Universität Jena ist die schriftliche Vereinbarung über die Betreuung Ihrer Promotion, die sogenannte Betreuungsvereinbarung. Diese schließen Sie mit der Professorin, die Ihre Vorgesetzte ist, bzw. dem Professor, der Ihr Vorgesetzter ist.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Wenn Sie für die Besetzung einer Stelle ausgewählt wurden, dann wird das Institut, an dem Sie die Stelle antreten werden, einen Einstellantrag vorbereiten. Diesen müssen Sie unterschreiben und an das Institut zurückschicken. Das Institut wird den Antrag daraufhin beim Personaldezernat der Universität Jena einreichen. Das Personaldezernat wird Sie dann kontaktieren und informieren, welche Unterlagen für Ihre Einstellung benötigt werden. Den Arbeitsvertrag können Sie nach Ihrer Ankunft in Jena beim Personaldezernat unterschreiben.

Wenn Sie aus einem Land außerhalb der EU, dem EWR oder der Schweiz kommen, müssen Sie bei der deutschen Auslandsvertretung in Ihrem HeimatlandExterner Link ein Visum beantragen.

Sofern Ihr Aufenthalt der Durchführung eines Forschungsvorhabens dient, können Sie ein Visum zum Zwecke der Forschung beantragen. Dazu benötigen Sie eine Aufnahmevereinbarung. Diese wird – nach der Prüfung der Voraussetzungen – durch das "Dezernat 5 – Personal" ausgestellt.

Wenn Sie einen Arbeitsvertrag haben, werden Sie über den Arbeitgeber bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichert. Dazu müssen Sie ggf. vorab bei einer gesetzlichen Krankenversicherung Ihrer Wahl einen Mitgliedsantrag stellen (z.B. TKExterner Link, AOKExterner Link oder BarmerExterner Link) und dabei Ihren zukünftigen Arbeitgeber angeben. Die Krankenkasse wird Ihnen dann eine Bescheinigung schicken, die Sie im Personaldezernat einreichen, wenn Sie dort Ihren Arbeitsvertrag unterschreiben.

Einen Überblick über gesetzliche Krankenversicherungen und weitere Sozialversicherungen in Deutschland bietet EURAXESSExterner Link.

Sie sollten sich rechtzeitig um eine Wohnung in Jena kümmern. Internationale Promovierende haben die Möglichkeit, sich für einen Platz in einem der drei Gästehäuser der Universität zu bewerben. Informationen zu den Gästehäusern finden Sie hier.

Promovierende mit Arbeitsvertrag können sich auch an der Universität immatrikulieren, wenn sie einen Vertrag mit einem Beschäftigungsumfang von weniger als 65 % haben. Immatrikulierte Promovierende können sich für einen Wohnheimplatz bewerbenExterner Link.

Weitere Informationen zum Thema "Wohnen in Jena" finden Sie hier.

Für die Vorbereitung Ihres Aufenthalts in Deutschland ist es erforderlich, dass Sie per­sönliche Dokumente zusammenstellen, die Sie auch im Original bei sich haben sollten. Eine Übersicht über diese Dokumente finden sie hier.

Bei einem Aufenthalt von mehr als drei Monaten in Jena müssen Sie Ihren Wohnsitz innerhalb von 14 Tagen bei der Stadt anmelden. Die Anmeldung erfolgt im BürgerserviceExterner Link. Für die Anmeldung benötigen Sie ein Ausweisdokument und eine Wohnungsgeberbescheinigung, die Sie von Ihrem Vermieter erhalten. Um sich anzumelden, müssen Sie vorab einen Termin beim BürgerserviceExterner Link vereinbaren.

Wenn Sie an der Friedrich-Schiller-Universität Jena arbeiten, ist es sinnvoll, ein deutsches Bankkonto zu eröffnen. Es gibt in Jena eine Reihe von Banken, bei denen Sie ein Konto haben können, die sich jeweils im Angebot, Service sowie den Kontoführungsgebühren unterscheiden. Für die Eröffnung eines Kontos benötigen Sie ein Ausweisdokument und die Meldebescheinigung der Stadt (siehe Wohnsitzanmeldung). Nicht-EU-Bürger benötigen außerdem einen Aufenthaltstitel bzw. ein Visum.

Bitte kontaktieren Sie das Personaldezernat und vereinbaren Sie einen Termin zum Unterschreiben Ihres Arbeitsvertrages und zur Einreichung aller weiteren Unterlagen. Eine Übersicht und Erklärung der einzureichenden Unterlagen finden Sie hier.

Wenn Sie Fragen zum Einstellprozess und zum weiteren Ablauf haben, zögern Sie bitte nicht, diese Fragen gemeinsam mit der Personalsachbear­beiterin bzw. dem Personalsachbearbeiter zu besprechen. Das hilft, Fehler und Missverständnisse zu vermeiden und Ihnen einen reibungslosen Start zu ermöglichen.

Wichtig: Sie dürfen Ihre Beschäf­tigung erst dann aufnehmen, wenn Sie Ihren Arbeitsvertrag im Personaldezernat unterschrieben haben! Dies muss spätes­tens am Tag des geplanten Vertragsbe­ginns erfolgen. Eine spätere Unterschrift hat zur Folge, dass Ihr Vertrag auch erst später beginnen kann.

Internationale Promovierende, die nicht aus der EU, dem Europäischen Wirtschaftsraum oder der Schweiz stammen, müssen bei der Ausländerbehörde eine Aufenthaltsgenehmigung beantragen. Den Antrag sollten Sie möglichst 12 Wochen vor dem Ablauf Ihres Visums einreichen. Die Antragstellung erfolgt per E-Mail (antrag-abh@jena.de). Informationen zur Antragstellung finden Sie auf dieser WebseiteExterner Link.

Den Status "Doktorandin" bzw. "Doktorand" erhalten Sie durch die Annahme durch eine der Fakultäten der Universität Jena. Dafür müssen Sie sich zunächst im Onlineregistrierungsportal doc-inExterner Link anmelden. Dort finden Sie den "Antrag auf Annahme als Doktorand/in". Bitte reichen sie diesen im Dekanat Ihrer Fakultät ein.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Auch als wissenschaftliche/r Beschäftigte/r haben Sie die Möglichkeit, sich zu immatrikulieren. Die Immatrikulation ist nicht verpflichtend, bietet aber eine Reihe von Vorteilen, z.B. die kostenlose Nutzung des Nahverkehrs in ganz Deutschland oder reduzierte Preise in Mensen und Cafeterien. Weitere Informationen finden Sie hier.

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Friedrich-Schiller-Universität Jena erhalten einen Account des Universitätsrechenzentrums. Dieser beinhaltet:

• eine Universitäts-E-Mail-Adresse (Name@uni-jena.de)
• einen externen Zugriff auf Fachdatenbanken im Universitätsnetz
• WLAN Zugang über EduroamExterner Link auf dem Campus und an vielen Forschungsstandorten weltweit
• Zugang zu Software über das Universitätsrechenzentrum
• Zugang zu Rechnerpools

Diesen Account müssen Sie noch – nachdem Sie Ihren Arbeitsvertrag unterschrieben haben – durch den IT-Service der Universität freischalten lassen. Dafür genügt es, wenn Sie eine E-Mail an itservice@uni-jena.de mit Ihrem Namen und Ihrem Geburtsdatum schicken und um Aktivierung Ihres Accounts bitten.

Die thoska (Thüringer Hochschul- und Studierendenwerkskarte) ist eine multifunktionale Campus-Karte, mit der Sie sich als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter der Universität Jena ausweisen, die Bibliothek nutzen, kopieren, scannen und bargeldlos in den Mensen und Cafeterien bezahlen können. Die thoska können Sie nach dem Unterschreiben Ihres Arbeitsvertrages beim Thoska-Büro beantragen.

Für Promovierende mit Arbeitsvertrag gibt es verschiedene Möglichkeiten, ihr Kind betreuen zu lassen: In einer Kindertagesstätte oder durch eine Tagesmutter sowie in der flexiblen Kinderbetreuung auf dem Campus oder durch einen Babysitter. Falls Sie Fragen zur Kinderbetreuung haben, wenden Sie sich bitte an das Familienbüro der Universität Jena.

Alle Promovierenden an der Universität Jena haben die Möglichkeit, an Kursen und Workshops zur Weiterqualifizierung teilzunehmen. Sie finden die Qualifizierungsangebote der Graduierten-Akademie und der Universität Jena auf dieser SeiteExterner Link.

• Fragen zu Einreise und Aufenthalt (Visa-Fragen, Bürgerservice, Ausländer­behörde)
• Orientierung in der Stadt und an der Universität (Suche der richtigen Ansprech­partner)
• ersten Schritten an der Universität Jena (Annahme als Promovierende/r, Immatrikulation,
  Multimediazentrum, Rechenzentrum, Bibliothek)
• Promotion mit Kind (Fragen zu Kinderbetreuung, Kindergarten und Schule)
• Fragen und Problemen des Alltags (Wohnungssuche, Banken, Versicherungen)

Bitte schreiben Sie eine E-Mail mit Ihrem Anliegen an ga-tutor@uni-jena.de. Ihr Ansprechpartner ist Dr. Alexander Schwarzkopf.