CIO-Gremium

Die Hauptaufgabe des Gremiums liegt in der strategischen Entwicklung der Digitalisierung an der Universität, dies strahlt in die anderen Themenfelder hinein und führt zu einer engen Verknüpfung. Insbesondere beschäftigt sich das Gremium hierbei mit den Auswirkungen neuer technischer Entwicklungen (z. B. KI), der Verknüpfung zu anderen Themengebieten (z. B. Nachhaltigkeit), der Weiterentwicklung bestehender IT-Strukturen und dem Auf- und Ausbau von Kooperationen und der Schaffung von Synergien (z. B. mit dem IT-Zentrum der Thüringer Hochschulen, HS-ITZ).

Die Universität Jena verarbeitet bei der Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben in Forschung, Lehre und Verwaltung regelmäßig schutzbedürftige Informationen. Sowohl durch technische, organisatorische und präventive Maßnahmen werden Risiken minimiert und die Informationssicherheit kontinuierlich verbessert. Der Leiter der Stabsstelle für Informationssicherheit und Datenschutz trägt Themen aus seiner Arbeit in das CIO-Gremium ein, hierunter fallen unter anderem Sicherheitsvorfälle, Datenschutzangelegenheiten (in Kooperation mit dem Datenschutzbeauftragten), Risikomanagement, die Entwicklung von Leitlinien und Richtlinien (Compliance) sowie der Aufbau eines Awareness-Programms.

Koordination des Themenfeldes: Stabsstelle für Informationssicherheit und Datenschutz

Die Digitalisierung der Service-Prozesse der Universität erfolgt derzeit durch die Verwaltungsdigitalisierungsprojekte: Einführung des ERP-Systems SAP, Einführung des neuen Campusmanagementsystems HISinOne, Einführung des Dokumentenmanagementsystems d.velop documents und Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes.

Diese Projekte werden durch die Bearbeitung übergreifender Themen wie Prozess-, Change- und Rollen-Rechtemanagement begleitet. Ebenso erfolgt eine Unterstützung durch die Einführung digitaler Werkzeuge wie digitale Signaturen oder E-Payment.

Koordination des Themenfeldes: Kanzleramt

Mit vielfältigen Diensten basierend auf leistungsfähigen Infrastrukturen ermöglicht das Universitätsrechenzentrum gemeinsam mit vielen Partnern die Digitalisierung in Forschung, Lehre und Verwaltung. Ziel ist es, dieses umfangreiche Leistungsangebot kontinuierlich weiterzuentwickeln unter Berücksichtigung der vorhandenen Ressourcen und der sich verändernden Bedarfe. Technische Neuerungen sowie damit einhergehende Erwartungen der Nutzenden sind wesentliche Treiber in diesem Verbesserungsprozess. Durch eine sorgfältige Planung und strukturierte Umsetzung werden Attraktivität, Qualität und Verlässlichkeit der Dienste erhalten oder verbessert.

Koordination des Themenfeldes: Rechenzentrum

Die Nutzung digitaler Medien kann Lehre qualitativ bereichern und ihre (internationale) Reichweite deutlich steigern. Dazu müssen wir die Voraussetzungen im Form der Begleitung durch Qualifizierungs- und Supportangebote für Lehrende und Studierende sowie einer modernen und leistungsfähigen Infrastruktur schaffen. Durch Zertifikatsprogramme für Data Literacy und KI und deren Einbettung in die Lehre müssen wir Studierenden die Kompetenzen mitgeben, die in allen Fachbereichen und Berufsfeldern immer stärker gefordert werden. Die Entwicklung der digitalen Lehre an der Universität wird hauptsächlich über die Stabsstelle Digitale Universität  ins Gremium eingetragen.

Koordination des Themenfeldes: Stabsstelle Digitale Universität

Die fortlaufende Entwicklung der Bildungs- und Supportangebote ist eine essentielle Aufgabe an einer Universität, um den sich verändernden Anforderungen der digitalen Welt gerecht zu werden. Das Gremium beschäftigt sich aktuell insbesondere mit dem Aufbau von Digitalkompetenzen und sogenannter „Future Skills“. Dabei spielt die Sicherstellung von Barrierefreiheit eine wichtige Rolle, sowie das Clientmanagement und die Gewährleistung eines souveränen Supports für die Nutzer*innen. Anknüpfungsstellen sind hier die Thüringer Universitäts- und LandesbibliothekExterner Link (ThULB ) und das Michael Stiefel Center JenaExterner Link (MSCJ).

Koordination des Themenfeldes: Michael Stifel Center Jena, ThULB

Ein zentraler Aspekt für die Digitalisierung im Bereich Forschung ist die Verwirklichung einer Open Science Kultur an der Universität, dabei spielen Themenfelder wie das Forschungsdatenmanagement und elektronische Laborbücher, Langzeitarchivierung und Unterstützungsangebote zum Aufbau von interdisziplinären Vernetzungen eine entscheidende Rolle. Insbesondere dient hier das Michael Stiefel Center JenaExterner Link (MSCJ) als Ankerpunkt.

Koordination des Themenfeldes: Michael Stifel Center Jena

Strategieentwicklung

• Einführung der Softwarelösung PIM als Äquivalenzdatenbank

Informationssicherheit

• Dokumentation dezentraler Internetsysteme
• Schulungskonzept Datenschutz

Sonstiges

• MSCJ Evaluierung
• Strukturelle Fortentwicklung des Gremiums

Strategieentwicklung

• Zukunft des CIO-Gremiums
• Bestrebungen zur Weiterentwicklung der Digitalisierungsstrategie für den Thüringer Hochschulbereich
• Aktuelle Entwicklungen im Bereich KI

Informationssicherheit

• Leitlinie zum Datenschutz

Digitale Dienste und Infrastrukturen

• Bericht zur Betreuungsaufgabe der PC-Arbeitsplätze des URZ
• Zoom X-Nutzung an der Universität
• Förderantrag Lehrarchitektur

Strategieentwicklung

• Entwicklung und Ausrichtung der ThULB, insbesondere mit Blick auf die Digitalisierung (Vorstellung Dr. A. Klinger, Direktor ThULB)
• Projekt "Laptopspende" (aktueller Stand und Abstimmung zur Fortsetzung des Projektes)
• KI & Dissertationen (Berichte zu Unsicherheiten und Ängsten bei Promovierenden, Abstimmung zum Vorgehen)

Digitale Verwaltung

• Verwaltungsdigitalisierung - Retrospektive und Blick in die Zukunft

Qualifizierung und Support

• Qualifizierung digitaler Kompetenzen - Übersicht (systematische Darstellung) und Fortsetzung des Themas aus der letzten Klausurtagung

Sonstiges

• CIO-Klausurtagung Ende Mai

Digitale Dienste und Infrastrukturen

• Softphone-Nutzung (Telefonie mittels Software): Aktueller Nutzungsstand und Planung weiteres Vorgehen
• Status und Planungen zu NextCloud im HS-ITZ
• Aktueller Stand URZ-Neubau Inselplatz

Digitale Verwaltung

• Bericht zu AG-Bildungen in der Verwaltungsdigitalisierung
• Vorstellung Digitalisierungslandkarte (Kanzlervereinigung)

Informationssicherheit

• MFA-Einführung: technische Umsetzung und Alternative zu PrivacyIDEA
• Überarbeitung der Leitlinie für Informationssicherheit
• Bericht zum SAP-Sicherheitskonzept

Digitale Dienste und Infrastrukturen

• Regelung zu Kostenumlagen für Leistungen des URZ
• Inhouse-Verkabelung für WLAN-Accesspoints der Generation Wifi6
• Vorstellung der Einsparungen am URZ ab 2024

Digitale Lehre

• Bericht zum Moodle Update und den zurückgemeldeten Nutzererfahrungen

Qualifizierung und Support

• Überblick zu Qualifizierungsmöglichkeiten digitaler Kompetenzen an der Universität

Digitale Forschung

• High Performance Computing (HPC): Diskussion der aktuellen Situation und Absprache weiteres Vorgehen

Sonstiges

• Vorstellung des EC2U-Projekts und der unmittelbar anstehenden IT-Deliverables
• Bericht zu "Digitalisierung des Kulturellen Erbes in Thüringen" (ThULB)
• CIO Themenfelder Priorisierung und Ticketsystemanpassungen
• 2. Klausurtagung
• Ausarbeitung des Jahresberichts 2023 des CIO-Gremiums

Informationssicherheit

• MFA-Einführung: Strategie zur Erstellung einer Umfrage, Bericht zu technischen Vorbereitungen und möglichen nutzbaren Faktoren, Empfehlung zur Erstellung einer Wikiseite zum Thema
• Abstimmung zum Passwortmanagement an der Universität

Informationssicherheit

• MFA Einführung: Ergebnisse der Proof-of-Concept-Studie mit PrivacyIDEA
• Recovery-Maßnahmen: Austausch zum aktuellen Stand, Szenarienentwicklung
• Cybersicherheit: strategische Abstimmung zum weiteren Maßnahmen, Business Impact Analysis

Datenschutz

• Positionierung im Fall Microsoft-Lizenz
• Entwurfsvorlage zu einer Cloud-Richtlinie aus dem HS-ITZ

Verwaltungsdigitalisierung

• Abgrenzung projektübergreifender Querschnittsthemen
• Abstimmung zu Entwicklungen im Bereich elektronischer Signaturen im HS-ITZ

Sonstiges

• Strukturierung der Themenfelder der Gremienarbeit

Informationssicherheit

• Austausch zur weiteren Vorbereitung auf einen Cyberangriff: Gegen- bzw. Recovery-Maßnahmen abstimmen und Priorisierung von Maßnahmen
• Awarness: Phishing-Sensibilisierung - Verpflichtung zur Schulung der Mitarbeitenden und Studierenden
• Hinterlegung alternativer E-Mailadressen von Studierenden und Beschäftigten – Abstimmung zur Rundmail
• Multi-Faktor-Authentifizierung: Abstimmung zur Einführungsstrategie
• Notfallmanagement: Entwicklung eines Notfallhandbuchs für den Krisenstab

Datenschutz

• Abstimmung zu Risiken durch den Auftritt der Universität in Sozialen Medien

Digitale Dienste und Infrastrukturen

• Aktuelle Entwicklungen im Projekt Öffentliches WLAN (Kooperation mit den Stadtwerken)

Sonstiges

• Einbindung von Jira für das Aufgabenmanagement im Gremium
• Planung Klausurtagung

Strategieentwicklung

• Anpassungvorschläge für die IT-Strategie der Thüringer Hochschulen

Informationssicherheit

• Awareness: Abstimmung zu Sensibilisierungmaßnahmen
• Notfallmanagement: Prävention für Angriffe schaffen (Aufgabe: Initiierung eines Krisenstabs)

Digitale Verwaltung

• Bericht zu DMS
• Bericht zur Neustrukturierung des Lenkungsausschusses

Digitale Dienste und Infrastrukturen

• Aktuelle Entwicklungen im Projekt Öffentliches WLAN (Kooperation mit den Stadtwerken)
• Strategisch Absprachen zum IT-Service-Portfolio (Campuslizenzen)

Sonstiges

• Planung Klausurtagung
• Strategisches Vorgehen bei der weiteren Gremiumsarbeit

Strategieentwicklung

• Neubildung des Gremiums im August 2022 und erste Abstimmungen zum strategischen Vorgehen bei der gemeinsamen Arbeit
• Aktuelle Entwicklungen betreffend die IT-Strategie und Zusammenarbeit im IT-Zentrum der Thüringer Hochschulen (HS-ITZ), hier im Speziellen mit Fokus auf Services, die vom HS-ITZ zur Verfügung gestellt werden
• Digitalisierungsstrategie der Universität - Aktueller Stand und Abstimmung zur weiteren Entwicklung

Digitale Forschung

• High Performance Computing (HPC): Abstimmung zu Herausforderungen und Absprache zum strategischen Vorgehen