Piktogramm, das zwei Ordner zeigt, die aus einem Laptopbildschirm hervorkommen.

Lenkungsausschuss der Digitalisierungsprojekte

Elektronische Prozesse, Akten und Services
Piktogramm, das zwei Ordner zeigt, die aus einem Laptopbildschirm hervorkommen.
Foto: Adobe Stock

Die Services unserer Verwaltung sollen für Nutzerinnen und Nutzer jederzeit leicht zugänglich sein. Sie sollen ihre Anliegen digital übermitteln können - ohne Drucken, Scannen, Postweg und Papierverbrauch. Auch die Bearbeitung kann in digitalen Prozessen transparent und zügig erfolgen. Diese effiziente Zusammenarbeit ohne Medienbrüche schafft attraktive und moderne Arbeitsplätze in Büro und Homeoffice und trägt entscheidend zur Zufriedenheit unserer Studierenden und Mitarbeitenden bei.

Die Universität Jena widmet sich der Digitalisierung in der Verwaltung gleich mit meheren großen IT-Projekten durch die Einführung des neuen Campusmanagementsystems HISinOne, des ERP-Systems von SAP und des Dokumentenmanagementsystems d.velop documents. Die Projekte greifen eng ineinander und liefern gemeinsam eine fachlich und technisch genau abgestimmte Gesamtlösung. Nicht zuletzt bildet dies die Grundlage für die Umsetzung nutzerinnen- und nutzerfreundlicher Lösungen im Sinne des Onlinezugangsgesetzes.

Strategisch werden die Projekte durch einen projektübergreifenden Lenkungsausschuss der Digitalisierungsprojekte koordiniert und vorangetrieben.

Projektübergreifender Lenkungsausschuss der Digitalisierungsprojekte

  • Zweck

    Der projektübergreifene Lenkungsausschuss der Digitalisierungsprojekte ist das strategische Steuerungsgremium zur Umsetzung der Verwaltungsdigitalisierungsprojekte an der Friedrich-Schiller-Universität Jena. Der Ausschuss stellt die höchste Eskalationsinstanz in den zu steuernden Verwaltungsdigitaliserungsprojekten dar und berät insbesondere zu strategischen Themen als projektübergreifende Governance.

  • Aufgaben

    Die Aufgaben des Lenkungsausschusses umfassen insbesondere die Beratung und Entscheidung über

    • auftretende Konflikte und Eskalationen innerhalb der Projekte sowie projektübergreifend,
    • die Freigabe budgetrelevanter finanzieller und personeller Ressourcen, sowie den Umgang mit Change Requests,
    • projektübergreifende Entwicklungen wie beispielsweise die Abstimmung von technischen Schnittstellen zwischen den Systemen, die Abstimmung zu Änderungen an gemeinsamen Prozessmodellen oder Anpassungen bei der Allokation von Personalressourcen,
    • den Projektfortschritt,
    • sowie die Entgegennahme von Berichten der Projektleitung.
  • Mitglieder

    Der Lenkungsausschuss setzt sich aus den folgenden stimmberechtigten Mitgliedern zusammen:

    • Kanzler:in,
    • Leiter:in der Stabsstelle Digitale Universität,
    • Leiter:in des Universitätsrechenzentrums,
    • Vertreter:in der Fakultätsgeschäftsführungen,
    • Vertreter:in der Dezernate,
    • Vertreter:in der Vizepräsidien,
    • einem externen Beratungsmitglied.

    Dem Lenkungsausschuss gehören folgende beratende Mitglieder an:

    • Vertreter:in des Personalrats,
    • Projektleiter:innen der Verwaltungsdigitalisierungsprojekte,
    • Leiter:in des Dezernates Studierende,
    • Leiter:in des Dezernates Finanzen und Beschaffung,
    • Leiter:in des Dezernates Bau und Liegenschaften,
    • Leiter:in des Dezernates Personal.

    Den Vorsitz des Lenkungsausschusses hat der/die Kanzler/in der Friedrich-Schiller-Universität inne.

Aktuelle Großprojekte für eine digitale Verwaltung

  • Projektarbeit
    Foto: pixabay
    Enterprise Resource Planning System Für ein effizientes Ressourcenmanagement wird die ERP-Software von SAP in den Bereichen Finanzen, Beschaffung und Personal eingeführt.
  • Student Life Cycle & Funktionsumfang von HISinOne
    Grafik: Dr. Thomas Schneider / Carolin Will
    Campus Management System Die Einführung des neuen Campus Management Systems HISinOne dient der digitalen Verwaltung von Prozessen rund um den studentischen Lebenszyklus.
  • Mehrere Laptops an denen Personen arbeiten
    Foto: Marvin Meyer (unsplash)
    Dokumentenmanagementsystem Zur digitalen Verwaltung von Akten und Dokumenten wird das Dokumentenmanagementsystem d.velop documents eingeführt. Ziel sind u. a. eine elektronische Studierenden- und Drittmittelakte sowie elektronische Prozesse für Rechnungseingang und Dienstreisverwaltung.
  • Zwei Schilder mit den Worten Verwaltung 2.0 und Digitalisierung zeigen in die gleiche Richtung
    Foto: Adobe Stock
    Umsetzung des Onlinezugangsgesetz Grundlegendes Ziel des Projekts ist, die Vorgaben des OZG und die im LEIKA aufgeführten Prozesse an der Universität Jena im Sinne des Reifegradmodells digital und medienbruchfrei umzusetzen (Webseite in Arbeit).