Einführungsprojekt Dokumentenmanagementsystem

Elektronische Akten und Dokumente mit d.velop documents

Die Stabsstelle Digitale Universität und das URZ führen seit Beginn 2023 das System d.velop documents für das elektronische Dokumentenmanagement (DMS) ein. Zunächst werden vier Pilotprojekte als Unterstützung für das ERP- und das HISinOne-Einführungsprojekt umgesetzt. Perspektivisch wird das DMS flächendeckend in den universitären Einrichtungen zur Verfügung stehen.

Vier Pilotprojekte

Elektronischer Rechnungseingang (mit ERP)

Das neue ERP-System wird die elektronische Erfassung und Bearbeitung eingehender Rechnungen ermöglichen. Das DMS soll in diesen Arbeitsprozessen unterstützen und die strukturierte Ablage, das schnelle Finden anhand flexibler Suchkriterien und die Archivierung von elektronischen Rechnungen bzw. eingescannten Belegen ermöglichen.

Elektronische Dienstreiseverwaltung (mit ERP)

Auch die digitalen Prozesse zur Beantragung, Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen werden künftig mit dem neuen ERP-System umgesetzt. Im diesem Rahmen sind zahlreiche Dokumente zu verwalten, z. B. für Buchungen oder Rechnungen von Unterkunft und Fahrt. Das DMS wir auch hier flexible und leistungsstarke Funktionen für die strukturierte Ablage und Archivierung beisteuern.

Elektronische Studierendenakte (mit HISinOne)

Digitalen Prozesse rund um die Verwaltung von Studierenden werden in den kommenden Jahren schrittweise mit dem neuen HISinOne-System umgesetzt. Mit dem DMS werden in diesem Zug eine elektronische Studierendenakte aufbauen und diese Lösung für den einfachen Zugriff direkt in HISinOne einbetten.

Elektronische Drittmittelakte (mit HISinOne)

Bei der Beantragung und Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten fallen ebenfalls zahlreiche Dokumente an, die von mehreren Einrichtungen und Personen gemeinsam bearbeitet und eingesehen werden müssen. Der Aufbau einer elektronischen Drittmittelakte wird einen Umgang mit diesen Dokumenten ermöglichen, der für alle Beteiligten nachvollziehbar, effizient und medienbruchfrei sein soll.

Interner Bereich

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Kontakt zum Projekt

Frederik Schulz, Dr.
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Stabsstelle Digitale Universität
Rosensäle, Raum E009
Fürstengraben 27
07743 Jena Google Maps – LageplanExterner Link