Unterschreiben eines Arbeitsvertrags

Postdoc mit Arbeitsvertrag an der Universität

Informationen zum Beginn der Postdoc-Phase mit einem Arbeitsvertrag an der Friedrich-Schiller-Universität Jena
Unterschreiben eines Arbeitsvertrags
Foto: Pixabay.de

Wir freuen uns, dass Sie an der Friedrich-Schiller-Universität Jena arbeiten werden und wünschen Ihnen einen guten Start an Ihrem Institut und in der Stadt Jena!

Der Start in einer anderen Stadt und an einer anderen Forschungseinrichtung ist mit ein paar "Wegen" verbunden, die Sie gehen müssen. Wir möchten Ihnen helfen, dass daraus kein Dschungel wird. Auf dieser Seite finden Sie hierzu Informationen.

Vor der Ankunft in Jena

  • Zusage der Stelle

    Der erste Schritt auf Ihrem Weg als Postdoc an der Friedrich-Schiller-Universität Jena ist die Zusage einer Stelle durch die Universität. Falls Sie noch keine Stellenzusage erhalten haben, finden Sie hier Informationen, wie Sie sich auf Stellen als Postdoc bewerben können.

  • Arbeitsvertrag vorbereiten

    Wenn Sie für die Besetzung einer Stelle ausgewählt wurden, dann wird das Institut, an dem Sie die Stelle antreten werden, einen Einstellantrag vorbereiten. Diesen müssen Sie unterschreiben und an das Institut zurückschicken. Das Institut wird den Antrag daraufhin beim Personaldezernat der Universität Jena einreichen. Das Personaldezernat wird Sie dann kontaktieren und informieren, welche Unterlagen für Ihre Einstellung benötigt werden. Den Arbeitsvertrag können Sie nach Ihrer Ankunft in Jena beim Personaldezernat unterschreiben.

  • Visum und Einreise (nur Postdocs aus dem Ausland)

    Wenn Sie aus einem Land außerhalb der EU, dem EWR oder der Schweiz kommen, , müssen Sie bei der deutschen Auslandsvertretung in Ihrem HeimatlandExterner Link ein Visum beantragen.

    Sofern Ihr Aufenthalt der Durchführung eines Forschungsvorhabens dient, können Sie ein Visum zum Zwecke der Forschung beantragen. Dazu benötigen Sie eine Aufnahmevereinbarung. Diese wird – nach der Prüfung der Voraussetzungen – durch das Personaldezernat ausgefertigt.

  • Krankenversicherung (nur Postdocs aus dem Ausland)

    Wenn Sie einen Arbeitsvertrag haben, werden Sie über den Arbeitgeber bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichert. Dazu müssen Sie ggf. vorab bei einer gesetzlichen Krankenversicherung Ihrer Wahl einen Mitgliedsantrag stellen (z.B. TKExterner Link, AOKExterner Link oder BarmerExterner Link) und dabei Ihren zukünftigen Arbeitgeber angeben. Die Krankenkasse wird Ihnen dann eine Bescheinigung schicken, die Sie im Personaldezernat einreichen, wenn Sie dort Ihren Arbeitsvertrag unterschreiben.

    Für internationale Wissenschaftler/innen bietet EURAXESS weitere InformationenExterner Link zur Krankenversicherung und weiteren Sozialversicherungen in Deutschland.

  • Eine Wohnung finden

    Sie sollten sich rechtzeitig um eine Wohnung in Jena kümmern. Internationale Wissenschaftler/innen haben die Möglichkeit, sich für einen Platz in einem der drei Gästehäuser der Universität zu bewerben. Informationen zu den Gästehäusern finden Sie hier.

    Weitere Informationen zum Thema "Wohnen in Jena" finden Sie hier.

  • Zusammenstellung erforderlicher Dokumente

    Für die Vorbereitung Ihres Aufenthalts in Deutschland ist es erforderlich, dass Sie per­sönliche Dokumente zusammenstellen, die Sie auch im Original bei sich haben sollten. Eine Übersicht über diese Dokumente finden sie hier.

Nach der Ankunft in Jena

  • Wohnsitzanmeldung

    Bei einem Aufenthalt von mehr als drei Monaten in Jena müssen Sie Ihren Wohnsitz innerhalb von 14 Tagen bei der Stadt anmelden. Die Anmeldung erfolgt im BürgerserviceExterner Link. Für die Anmeldung benötigen Sie ein Ausweisdokument und eine Wohnungsgeberbescheinigung, die Sie von Ihrem Vermieter erhalten. Um sich anzumelden, müssen Sie vorab einen Termin beim BürgerserviceExterner Link vereinbaren.

  • Bankkonto eröffnen (nur Postdocs aus dem Ausland)

    Wenn Sie an der Universität Jena arbeiten, ist es sinnvoll, ein deutsches Bankkonto zu eröffnen. Es gibt in Jena eine Reihe von Banken, bei denen Sie ein Konto haben können, die sich jeweils im Angebot, Service sowie den Kontoführungsgebühren unterscheiden. Für die Eröffnung eines Kontos benötigen Sie ein Ausweisdokument und die Meldebescheinigung der Stadt (siehe Wohnsitzanmeldung). Nicht-EU-Bürger benötigen außerdem einen Aufenthaltstitel bzw. ein Visum.

  • Arbeitsvertrag unterschreiben

    Bitte kontaktieren Sie das Personaldezernat und vereinbaren Sie einen Termin zum Unterschreiben Ihres Arbeitsvertrages und zur Einreichung aller weiteren Unterlagen. Eine Übersicht und Erklärung der einzureichenden Unterlagen finden Sie hier.

    Wenn Sie Fragen zum Einstellprozess und zum weiteren Ablauf haben, zögern Sie bitte nicht, diese Fragen gemeinsam mit der Personalsachbear­beiterin bzw. dem Personalsachbearbeiter zu besprechen. Das hilft, Fehler und Missverständnisse zu vermeiden und Ihnen einen reibungslosen Start zu ermöglichen.

    Wichtig: Sie dürfen Ihre Beschäf­tigung erst dann aufnehmen, wenn Sie Ihren Arbeitsvertrag im Personaldezernat unterschrieben haben! Dies muss spätes­tens am Tag des geplanten Vertragsbe­ginns erfolgen. Eine spätere Unterschrift hat zur Folge, dass Ihr Vertrag auch erst später beginnen kann.

  • Beantragung eines Aufenthaltstitels (nur Postdocs aus dem Ausland)

    Internationale Postdocs, die nicht aus der EU, dem Europäischen Wirtschaftsraum oder der Schweiz stammen, müssen bei der AusländerbehördeExterner Link eine Aufenthaltsgenehmigung beantragen. Den Antrag sollten Sie möglichst 12 Wochen vor dem Ablauf Ihres Visums einreichen. Die Antragstellung erfolgt per E-Mail (antrag-abh@jena.de). Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite der AusländerbehördeExterner Link.

  • IT-Service

    Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Friedrich-Schiller-Universität Jena erhalten einen Account des Universitätsrechenzentrums. Dieser beinhaltet:

    Diesen Account müssen Sie noch – nachdem Sie Ihren Arbeitsvertrag unterschrieben haben – durch den IT-Service der Universität freischalten lassen. Dafür genügt es, wenn Sie eine E-Mail an itservice@uni-jena.de mit Ihrem Namen und Ihrem Geburtsdatum schicken und um Aktivierung Ihres Accounts bitten.

  • thoska / Campuskarte

    Die thoska (Thüringer Hochschul- und Studierendenwerkskarte) ist eine multifunktionale Campus-Karte, mit der Sie sich als Postdoc der Universität Jena ausweisen, die Bibliothek nutzen, kopieren, scannen und bargeldlos in den Mensen und Cafeterien bezahlen können. Die thoska könnenSie nach dem Unterschreiben Ihres Arbeitsvertrages beim Thoska-Büro beantragen.

  • Familie / Kinderbetreuung

    Für Postdocs gibt es verschiedene Möglichkeiten, ihr Kind betreuen zu lassen: In einer Kindertagesstätte oder durch eine Tagesmutter sowie in der flexiblen Kinderbetreuung auf dem Campus oder durch einen Babysitter. Falls Sie Fragen zur Kinderbetreuung haben, wenden Sie sich bitte an das Familienbüro der Universität Jena.

  • Qualifizierungsangebote

    Alle Postdocs an der Friedrich-Schiller-Universität Jena haben die Möglichkeit, an Kursen und Workshops zur Weiterqualifizierung teilzunehmen. Sie finden die Qualifizierungsangebote der Graduierten-Akademie, der Servicestelle LehreLernen, der Personalentwicklung und anderer Einrichtungen auf dieser SeiteExterner Link.

  • Newsletter

    Wenn Sie regelmäßig Informationen über aktuelle Ausschreibungen, Weiterbildungsangebote und Veranstaltungen an der Universität Jena erhalten wollen, abonnieren Sie unsere "Informationen für Postdocs". Sie erhalten dann unter anderem unseren Postdoc-Newsletter,  der etwa viermal jährlich erscheint und kurze Texte mit Links zu weiterführenden Informationen enthält.

    Zur Anmeldung

International Tutoring Service für Promovierende und Postdocs

Die Graduierten-Akademie bietet für internationale Promovierende und Postdocs einen kostenlosen Tutoring-Service für die außerfachliche Betreuung und Begleitung in Jena.

  • Bei welchen Anliegen kann mir der Tutoring-Service helfen?
    • Fragen zu Einreise und Aufenthalt (Visa-Fragen, Bürgerservice, Ausländer­behörde)
    • Orientierung in der Stadt und an der Universität (Suche der richtigen Ansprech­partner)
    • ersten Schritten an der Universität Jena (Annahme als Promovierende/r, Immatrikulation,
      Multimediazentrum, Rechenzentrum, Bibliothek)
    • Promotion mit Kind (Fragen zu Kinderbetreuung, Kindergarten und Schule)
    • Fragen und Problemen des Alltags (Wohnungssuche, Banken, Versicherungen)
  • Wer sind die Tutorinnen und Tutoren?

    Gruppenbild des Tutoring Service

    Foto: Christoph Worsch (Universität Jena)

    Die internationalen Tutorinnen und Tutoren der Graduierten-Akademie promovieren an der Friedrich-Schiller-Universität Jena. Sie sprechen Englisch und Deutsch und einige weitere Sprachen.

  • Wie kann ich den Tutoring-Service kontaktieren?

    Bitte schreiben Sie eine E-Mail mit Ihrem Anliegen an ga-tutor@uni-jena.de. Ihr Ansprechpartner ist Dr. Alexander Schwarzkopf.

Kontakt

Beratung in der Anlaufstelle für Promovierende und Postdocs

Foto: Jan-Peter Kasper (Universität Jena)

Für alle Fragen, die Ihren Arbeitsvertrag betreffen, wenden Sie sich bitte an das Personaldezernat der Friedrich-Schiller-Universität Jena.

Für alle anderen Fragen können Sie sich an die Anlaufstelle für Promovierende und Postdocs wenden. Dort bekommen Sie Informationen zum Beispiel zu den folgenden Themen:

  • Orientierung an der Universität und in der Stadt,
  • International Tutoring Service,
  • Serviceangebote der Universität.

Sie finden die Anlaufstelle im Erdgeschoss des Hauses für den wissenschaftlichen Nachwuchs (gegenüber der Cafeteria des Studierendenwerks) in der Johannisstraße 13.

Kontakt

Anlaufstelle für Promovierende und Postdocs

Haus für den wissenschaftlichen Nachwuchs "Zur Rosen", Raum Erdgeschoss
Johannisstraße 13
07743 Jena

Öffnungszeiten:
Montag, Mittwoch:
10:00 Uhr – 12:00 Uhr

Dienstag, Donnerstag:
10:00 Uhr – 12:00 Uhr, 14:00 Uhr – 16:00 Uhr