Unterlagen, weitere Formalitäten und Checklisten

Annahmeerklärung

• Erklärung über die verbindliche Annahme des Austauschplatzes

Antrag auf Beurlaubung

• Antrag im Original mit Begründung im Internationalen Büro vorlegen
• Antrag wird vom Internationalen Büro befürwortet
• Original im Studierenden Service Zentrum einreichen
• Termin: während des jeweiligen Rückmeldezeitraums

Learning Agreement

• Kursauswahl an der Partneruniversität: regelt die Anerkennung der im Ausland erbrachten Studienleistungen
• Termin: Kopie vor Abreise komplett unterschrieben im Internationalen Büro einreichen

Betreuungsvereinbarung (bei Master- bzw. PhD-Research)

• auszufüllen nach erfolgreicher Betreuungsabsprache mit Betreuer*in an der Gasthochschule
• Termin: vor Beginn des Aufenthaltszeitraums

Certificate of Arrival

• das International Office der Gasthochschule bestätigt ihre Ankunft und Immatrikulation

Letter of Confirmation: kurz vor Abreise

• Bestätigung der Gasthochschule über die exakte Dauer Ihres Auslandsaufenthaltes
• Termin: Abgabe des Originals bis 31. Juli im Internationalen Büro

Learning Agreement Teil 2 (bei Änderung)

• regelt die Änderung und Anerkennung der im Ausland erbrachten Studienleistungen neu
• komplett unterschriebene Kopie des 2. Teil des Learning Agreements ("During Mobility")
• Termin: bis spätestens 4 Wochen nach Ihrer offiziellen Immatrikulation an der Gasthochschule im Internationalen Büro einreichen

Letter of Confirmation: Abgabe im Internationalen Büro

• Original unterschrieben im Internationalen Büro einreichen
• Termin: bis zu 4 Wochen nach Beendigung des Studienaufenthaltes im Ausland
  • spätestens zum 30.04. bei Aufenthalt nur im WiSe
  • spätestens zum 31.07. bei Aufenthalt über 2 Semester oder nur im SoSe

Transcript of Records

• Bescheinigung der Gasthochschule über Ihre im Ausland erbrachten Studienleistungen
• Termin: Abgabe einer Kopie bis 30. September im Internationalen Büro

Erfahrungsbericht

• Termin: Abgabe bis 30. September im Internationalen Büro oder auch digital an: outgoing@uni-jena.de

Für folgende Universitäten sind neben den allgemein einzureichenden Unterlagen weitere Dokumente erforderlich:

Ukraine

• National University of Kyiv-Mohyla Academy
• National Techniqual University of Ukraine "Kyiv Polytechnic Institute"
• Ivan Franko National University of Lviv
• Yuriy Fedkovych Chernivsti National University 
• The National Academy of Sciences of Ukraine

Russland

• Saint Petersburg State University
• Russian State Hydrometeorological University
• Higher School of Economics (Moscow and St. Petersburg)
• Siberian Federal University Krasnoyarsk (SibFU)
• Pskov State University; ITMO University

Georgien

• Ivane Javakhisvili Tbilisi State University
• Akaki Tsereteli State University Kutaisi
• ILIA State University
• Batumi Shota Rustaveli State University

Israel

• Hebrew University
• Ben Gurion University of the Negev
• Haifa University

Zusätzlich erforderlich sind folgende Dokumente:

Learning Agreement/Studienvereinbarung

• regelt die Anerkennung der im Ausland erbrachten Studienleistungen
• muss jeweils von Studierenden, Fachverantwortlichen für Anerkennung und Gasthochschule unterschrieben werden
• Termin: 1. Teil des Learning Agreements ("Before Mobility") vor Abreise mit Fachkoordinator*innen besprechen und erstellen
  • Kopie vor Abreise komplett unterschrieben im Internationalen Büro einreichen
  • Original aufbewahren für eventuelle spätere Änderungen

Working/Research Plan/Forschungsvereinbarung

• regelt die Anerkennung der im Ausland erbrachten Forschungs- und Arbeitsleistungen
• muss von der Gasthochschule und der Universität Jena unterschrieben werden
• Termin: 1. Teil des Research Plans ("Before Mobility") vor Abreise mit Fachkoordinator*innen besprechen und erstellen
  • Kopie vor Abreise komplett unterschrieben im Internationalen Büro einreichen
  • Original aufbewahren für eventuelle spätere Änderungen

Grant Agreement/Fördervereinbarung

• regelt die Finanzierung über das ERASMUS+ Programm zwischen Studierenden und der Universität Jena
• Original unterschrieben im Internationalen Büro einreichen
• Termin: vor der Abreise

Zusätzlich erforderlich sind folgende Dokumente:

Learning Agreement (Studienvereinbarung bei Änderungen bzgl. Studienprogramm)

• regelt die Änderung und Anerkennung der im Ausland erbrachten Studienleistungen neu
• muss jeweils von Studierenden, Fachverantwortlichen für Anerkennung und Gasthochschule unterschrieben werden
• Termin: komplett unterschriebene Kopie des 2. Teil des Learning Agreements ("During Mobility") bis spätestens 4 Wochen nach Ihrer offiziellen Immatrikulation an der Gasthochschule im Internationalen Büro einreichen

Certificate of Arrival (Ankunftbestätigung)

• bestätigt Ihre Ankunft und Immatrikulation an der Gasthochschule
• Original unterschrieben im Internationalen Büro einreichen
• Termin: bis spätenstens 4 Wochen nach Ihrer offiziellen Immatrikulation an der Gasthochschule

Final Report (nur für PhD Studenten relevant)

• erstellen und von der Gasthochschule ausfüllen lassen (ca. 1-2 Seiten)
• Original unterschrieben im Internationalen Büro einreichen
• Termin: vor der Abreise

Zusätzlich erforderlich sind folgende Dokumente:

Letter of Confirmation (Bestätigung über die Ableistung des gesamten Förderzeitraums an der Gasthochschule)

• bestätigt Ihre Ankunft und Immatrikulation an der Gasthochschule
• Original unterschrieben im Internationalen Büro einreichen
• Termin: bis spätestens 4 Wochen nach Ihrer offiziellen Immatrikulation an der Gasthochschule

Survey der EU

• Die EU-Umfrage bitte online ausfüllen! Hierzu erhalten Sie eine automatisierte Aufforderungs-Email nach Beendigung Ihres Auslandsaufenthalts.

Bestätigung über die Anerkennung (Friedolin-Auszug)

• Kurse müssen mit aktuellstem Learning Agreement übereinstimmen
• Anerkennung beim jeweiligen Prüfungsamt beantragen mithilfe des Transcripts of Record-Dokuments (ToR) der Gasthochschule, sobald das ToR vorhanden ist
• Friedolin-Auszug nach erfolgter Anerkennung an erasmusplus_international@uni-jena.de senden