Zur Vertragsunterzeichnung: Notwendige Unterlagen

Dieser Bogen dient dazu, alle wichtigen Informationen zu Ihrer Person zu erhalten. Im ersten Fragenblock werden einige allgemeine persönliche Angaben abgefragt. Einige Fragen betreffen Ihren Familienstand sowie – falls vorhanden – Ihren Ehepartner/Ihre Ehepartnerin und Ihre Kinder. Der zweite Fragenblock betrifft Ihre schulische und berufliche Ausbildung sowie Ihre bisherigen beruflichen Tätigkeiten.

Sobald Sie den Bogen unterschreiben, erklären Sie, dass Sie richtige und vollständige Angaben gemacht haben. Wissentlich falsch gemachte Angaben können zu einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses führen.

Mit dem Fragebogen zur Sozialversicherung werden die für Ihre Vergütung wichtigen Informationen abgefragt. Dies ist in erster Linie der Name der Krankenkasse, für die Sie sich entschieden haben. Ihr Arbeitgeber meldet Sie dann bei der Krankenkasse an und führt die Beiträge ab.

Wenn Sie schon in Deutschland gearbeitet haben, besitzen Sie schon eine Sozialversicherungsnummer. Falls dies nicht der Fall ist, lassen Sie dieses Feld bitte offen und reichen die Nummer nach, sobald Sie sie per Post von der Rentenversicherung erhalten haben.

Weitere Informationen, die abgefragt werden, sind unter anderem das Bestehen einer weiteren parallelen Anstellung in Deutschland, einer selbständigen Tätigkeit und ob Sie Kinder haben.

Bitte fügen Sie dem Fragebogen die Mitgliedsbescheinigung für den Arbeitgeber bei, die Ihnen Ihre Krankenkasse bei der Anmeldung ausgestellt hat.

Mit Ihrer Unterschrift auf Anlage 2a erklären Sie, dass Sie sich zur freiheitlichen demokratischen Grundordnung im Sinne des Grundgesetzes bekennen und keinen Organisationen angehören, die sich mit Ihren Aktivitäten gegen das deutsche Grundgesetz stellen. Auch die Unterstützung solcher Organisationen würde dazu führen, dass Sie keine Beschäftigung im öffentlichen Dienst aufnehmen dürfen. Auch hier gilt, dass falsch gemachte Angaben zu einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses führen können.

Durch Unterzeichnung der Anlage 2b erklären Sie Ihr Einverständnis, dass Ihre Verfassungstreue durch das Amt für Verfassungsschutz überprüft werden darf.

Sofern Sie vor dem 12. Januar 1972 geboren sind, müssen Sie auch noch die Anlagen 3a und 3b ausfüllen und unterschreiben. Damit erklären Sie, dass Sie keinerlei Bezug zur Staatssicherheit der ehemaligen DDR hatten und mit einer Überprüfung Ihrer Erklärung einverstanden sind.

Wichtig: Diese Formulare müssen Sie unbedingt vor der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags ausfüllen und unterschreiben!

Auch dieses Formular besitzt Relevanz für die Durchführung der Entgeltabrechnung. Da Ihnen – wie bereits weiter oben erwähnt Ihre Steuer-ID erst ca. zwei Wochen nach Ihrer Registrierung (Anmeldung beim Bürgerservice) per Post zugehen wird, lassen Sie dieses Feld anfangs bitte frei und reichen die Steuer-ID unmittelbar nach Erhalt nach. Mit dieser Nummer wird Ihre korrekte Einkommensteuer ermittelt und an das Finanzamt abgeführt. Sofern Sie bereits früher einmal in Deutschland registriert waren, verfügen Sie bereits über eine Steuer-ID. Bitte tragen Sie diese an der dafür vorgesehenen Stelle ein.

Ein weiteres wichtiges Element auf dem Fragebogen ist die Tabelle im unteren Teil. Die dortigen Angaben werden verwendet, solange noch keine Steuer-ID vorliegt.

Zunächst werden Sie nach Ihrer deutschen Steuerklasse gefragt. Einen Überblick der in Deutschland möglichen Steuerklassen finden Sie hierExterner Link. Genauere Erläuterungen kann Ihnen das FinanzamtExterner Link oder (gegen Entgelt) eine SteuerberatungExterner Link oder ein LohnsteuerhilfevereinExterner Link geben.

Eine Besonderheit in Deutschland ist, dass die Kirchensteuer für Religionsgemeinschaften, die eine solche erheben, mit den Steuern eingezogen wird. Deshalb vermerken Sie Ihre Religionszugehörigkeit auf dem Formular.

Wichtig: Das Einreichen der Steuer-ID ist für Sie wichtig. Wenn Sie diese nicht einreichen, wird für Sie eine Steuerklasse gewählt, die durch einen hohen Steuerabzug vom Gehalt gekennzeichnet ist. Sie sollten also im eigenen Interesse daran denken, Ihre Steuer-ID nach Erhalt schnell mitzuteilen.

Eine große Bedeutung haben die Nachweise über bisherige Beschäftigungsverhältnisse. Die Tarifverträge für öffentliche Arbeitgeber in Deutschland sehen die Festsetzung einer Erfahrungsstufe vor. Die Höhe der Erfahrungs­stufe richtet sich nach der Anzahl der Jahre, die Sie in früheren Beschäftigungsverhältnissen absolviert haben. Diese müssen mit ihrer Tätigkeit in Jena vergleichbar sein. Frühere Stipendien, selbständige Beschäfti­gungen oder Ähnliches können leider nicht berücksichtigt werden.

Als Nachweis für frühere Arbeitsverhältnisse akzeptiert das Personaldezernat Arbeitsver­träge, Arbeitszeugnisse oder auch Bestäti­gungsschreiben der früheren Arbeitgeber. Wichtig ist, dass aus den Unterlagen der Zeit­raum der Beschäftigung, die Art der Tätig­keit und der zeitliche Umfang hervorgehen müssen. Originale in englischer Sprache werden anerkannt, ansonsten ist eine entspre­chende Übersetzung erforderlich.

Bitte führen Sie also auf diesem Formular alle ehemaligen Arbeitsverhältnisse auf, die vergleichbar mit Ihrer zukünftigen Tätigkeit in Jena waren. Unterbrechungen in früheren Arbeitsverhältnissen wie beispielsweise unbezahlter Sonderurlaub oder Elternzeit sind mit anzugeben. Mehrere befristete Arbeitsverhältnisse ohne Unterbrechung bei ein und demselben Arbeitgeber können Sie gerne zusammenfassen.

Auf diesem Formular müssen Sie neben Ihren persönlichen Angaben die notwendigen Informationen zu Ihrer Bankverbindung machen. Dies sind der Name der Bank, wo Sie Ihr Konto eröffnet haben sowie BIC und IBAN. Sofern Ihnen diese Angaben zur Vertragsun-terschrift noch nicht vorliegen, reichen Sie diese bitte schnellstmöglich nach. Ohne gültige Bankverbindung kann Ihnen kein Gehalt gezahlt werden!

Sofern sich Ihre Bankverbindung im Laufe des Beschäftigungsverhältnisses in Jena ändert, teilen Sie dies bitte unbedingt dem Personaldezernat mit, damit jederzeit sichergestellt werden kann, dass Sie Ihr Gehalt pünktlich erhalten.

Sie bestätigen mit Ihrer Unterschrift auf diesem Formular, dass Sie dem Personaldezernat Änderungen Ihrer persönlichen Situation zeitnah mitteilen werden. Dies können beispielsweise Änderungen der Adresse oder des Familienstandes sein. Somit ist gewährleistet, dass Ihr Arbeitgeber immer ihre aktuellen persönlichen Daten kennt.

Die Versicherung in der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) stellt eine Ergänzung Ihrer Altersvorsorge dar, die sich am besten als Betriebsrente für den öffentlichen Dienst verstehen lässt. Die Universität meldet Sie bei der VBL an und ergänzt Ihre Beiträge durch eigene Zahlungen. Dafür steht Ihnen später im Rentenalter oder bei Eintritt einer Erwerbsunfähigkeit unter bestimmten Voraussetzungen eine monatliche Zahlung zu.

Innerhalb der VBL lassen sich zwei verschiedene Varianten der Altersvorsorge unterscheiden: Zum einen die Pflichtversicherung (VBL klassik), bei der 4,25 Prozent von Ihrem Gehalt abgezogen werden, und zum anderen die kapitalgedeckte Form der betrieblichen Altersvorsorge (VBL extra), bei der 2 Prozent von Ihrem Gehalt abgezogen werden. Um Leistungen aus der VBL Klassik zu erhalten, müssen Sie mindestens fünf Jahre dort eingezahlt haben. Mitarbeiter/innen mit wissenschaftlicher Tätigkeit werden meist nur für kurze Zeiträume befristet eingestellt und haben dann keine Möglichkeit, die erforderliche Wartezeit zu erfüllen. Daher besteht für diese Mitarbeitergruppe die Option, sich von der VBL Klassik befreien zu lassen. Wenn Sie sich befreien lassen, werden Sie automatisch zur VBL Extra angemeldet. Das hat den Vorteil, dass aus dieser Versicherung Rentenleistungen auch ohne Erfüllung einer Wartezeit in Anspruch genommen werden können.

Für nichtwissenschaftlich Beschäftigte existiert diese Wahlmöglichkeit jedoch nicht, Sie werden automatisch in der VBL klassik angemeldet und versichert.

Ob für Sie die VBL klassik oder die VBL extra perspektivisch vorteilhafter ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Sie finden weitere Informationen zu den beiden Versicherungen VBL klassik und VBL extra hierExterner Link.

Mit dem Fragebogen wird geklärt, ob Sie gegebenenfalls Vorversicherungszeiten in der VBL oder einer vergleichbaren Versorgungskasse besitzen. Dies ist in der Regel nur der Fall, wenn Sie bereits einmal im öffentlichen Dienst in Deutschland beschäftigt gewesen sind. Sofern dies nicht der Fall ist, lässt sich der Fragebogen recht schnell ausfüllen. Falls Vorversicherungszeiten bestehen, finden Sie die erforderlichen Angaben (Versicherungszeiträume, Versicherungsnummer etc.) in Ihren alten Unterlagen der VBL oder der entsprechenden Versorgungskasse.

Zudem werden Sie gefragt, ob Sie die Beiträge für diese betriebliche Altersvorsorge steuerbefreit einzahlen wollen. In bestimmten Bereichen kann der/die Arbeitnehmer/in selbst entscheiden, ob er jetzt Steuern auf die Beiträge oder dann später Steuern auf die Rente zahlen möchte.

Entscheiden Sie sich für eine Mitgliedschaft in der VBL klassik, müssen Sie nichts tun – Sie werden automatisch angemeldet. Entscheiden Sie sich für die VBL extra, können Sie mit dem entsprechenden Formular die Befreiung von der Pflichtversicherung in der VBL beantragen. Bitte beachten Sie, dass dieses Formular dreimal einzureichen ist: Ein Exemplar geht an die Abrechnungsstelle, eines wird Teil der Personalakte und eines erhalten Sie als Nachweis für Ihre Unterlagen zurück.

Der deutsche Staat fördert Eltern bei der Erziehung Ihrer Kinder durch finanzielle Zuschüsse, bis diese finanziell auf eigenen Füßen stehen bzw. ein bestimmtes Alter erreicht haben. Das ist momentan (Juli 2019) eine Summe von 204€ für die ersten beiden Kinder, 210€ für das dritte Kind und 235€ für jedes weitere Kind.

Wichtig: Das Kindergeld wird nicht automatisch gezahlt, sondern muss von Ihnen beantragt werden. Wo Sie den Antrag stellen müssen, hängt davon ab, welche Abrechnungsstelle für Sie zuständig ist.

Sofern Sie als wissenschaftlicher oder nicht-wissenschaftlicher Beschäftigter im Haushaltsbereich beschäftigt werden, händigt Ihnen Ihr/Ihre Personalsachbearbeiter/in den Antrag aus und leitet den ausgefüllten Antrag weiter.

Wichtig: Sind Sie Angehöriger eines Mitgliedsstaates der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums oder von Algerien, Bosnien und Herzegowina, vom Kosovo, von Marokko, Montenegro, der Schweiz, Serbien, der Türkei oder von Tunesien, ist für die Festsetzung und Auszahlung des Kindergeldes die Familienkasse der Bundesagentur für Arbeit zuständig. 

Sofern Ihre monatliche Entgeltabrechnung durch die universitätsinterne Abrechnungsstelle durchgeführt wird, ist der Kindergeldantrag ebenfalls an die Familienkasse der Agentur für Arbeit zu richten. Über deren Webpräsenz können Sie sich eine Informationsbroschüre zum Thema Kindergeld herunterladen und die Beantragung des Kindergeldes online vornehmen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, an wen Sie den Kindergeldantrag stellen müssen, ist das kein Problem. Bitte fragen Sie den/die Personalsachbearbeiter/in während des Termins zur Vertragsunterzeichnung, diese/r wird Ihnen dazu weiterhelfen.

Lassen Sie sich mit der Beantragung nicht allzu viel Zeit, denn eine rückwirkende Auszahlung ist nur für die Dauer von bis zu sechs Monaten möglich!

Zur Gruppe dieser Unterlagen gehören Lebenslauf, Schulzeugnisse, Berufsabschlusszeugnisse, Zeugnisse aller Hochschulabschlüsse und (falls vorhanden) die Promotionsurkunde. Sofern Sie diese Unterlagen bereits im Laufe des Bewerbungsverfahrens eingereicht haben, ist es ausreichend, die zugehörigen Originale vorzuzeigen.

Die im Lebenslauf gemachten Angaben sollten sich mit den im Personalbogen gemachten Angaben decken. Bitte denken Sie daran, den Lebenslauf mit aktuellem Datum zu unterschreiben.

Schulzeugnisse (Abitur/High School Diploma und vergleichbare) dienen als Nachweis für das erfolgreiche Erreichen von Schulabschlüssen.

Den Berufsabschluss- und Hochschulzeugnissen kommt eine besondere Bedeutung zu. Das Personaldezernat muss vor Ihrer Ver-tragsunterzeichnung prüfen, ob Ihre im Ausland erworbenen Abschlüsse deutschen Abschlüssen gleichwertig sind. Bis das geprüft ist, können Sie gar nicht oder nur mit einer niedrigeren Entgeltgruppe eingestellt werden. Aber keine Sorge: Die Gleichwertigkeit wird in der Regel bereits im Vorfeld geprüft und eventuell auftretende Fragen bis zur Vertragsunter-zeichnung geklärt.

Die Promotionsurkunde dokumentiert den erfolgreichen Abschluss eines Promotionsverfahrens. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass Sie Ihren Doktortitel offiziell führen dürfen, sofern dieser einem entsprechenden Abschluss in Deutschland entspricht.

Die Personenstandsdokumente bescheinigen Ihren Familienstand und die Beziehungen zu Ihren Familienangehörigen (Heiratsurkunde, Geburtsurkunden der Kinder). Es werden Übersetzungen in deutscher oder englischer Sprache verlangt. Urkunden, die in anderen Sprachen ausgestellt sind, müssen Sie im Vorfeld in Ihrem Heimatland von einem beei­digten Übersetzer in die deutsche oder eng­lische Sprache übersetzen lassen. Sofern dies nicht möglich ist, müssen Sie die entspre­chenden Urkunden nach Ihrer Einreise in Deutschland übersetzen lassen.

Darüber hinaus müssen Sie eine Kopie Ihres Personalausweises / ID-Karte bzw. Reisepasses vorlegen. Die Kopie des Personalausweises /der ID-Karte (für EU-Angehörige) bzw. des Reisepasses (für Personen von außerhalb der EU) dient als Identitätsnachweis. Das zugehörige Originaldokument müssen Sie zur Beglaubigung vorzeigen.

Kopien von Urkunden, die Ihren Familienstand dokumentieren, reichen Sie bitte jeweils doppelt ein. Eine Kopie wird in Ihre Personalakte aufgenommen, die zweite Kopie an die zuständige Abrechnungsstelle weitergeleitet. Das ist insbesondere für Geburtsurkunden Ihrer Kinder wichtig, da Sie dadurch einen geringeren Beitrag zur Pflegeversicherung leisten müssen.

Ein polizeiliches Führungszeugnis ist eine behördliche Bescheinigung über bisher registrierte Vorstrafen einer Person. Es kann bestätigen, dass im Bundeszentralregister keine Vorstrafen vermerkt sind, die eine Beschäftigung im öffentlichen Dienst ausschließen. Das Führungszeugnis müssen Sie beim Bürgerservice beantragen.

Wichtig: Bitte beantragen Sie das Führungszeugnis am besten bereits dann, wenn Sie Ihren Hauptwohnsitz registrieren. Ihr Arbeitsvertrag wird erst dann ohne Einschränkung gültig, wenn das Führungszeugnis ohne Eintragungen vorliegt. Wenn Sie das Führungszeugnis nicht beantragen, kann das unter Umständen dazu führen, dass die Universität Schritte zur vorzeitigen Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses einleitet.

Das Führungszeugnis wird nach dessen Beantragung direkt an das Personaldezernat gesendet. Bitte geben Sie bei der Beantragung die entsprechende Adresse an (Friedrich-Schiller-Universität Jena, Fürstengraben 1, 07743 Jena). Bitte nennen Sie außerdem den Namen des/der für Sie zuständigen Personalsachbearbeiters/-arbeiterin. Das hilft uns bei der späteren Zuordnung.

Die Gebühr für die Beantragung des Führungszeugnisses beträgt 13 €. Sie erhalten dafür eine Quittung, die Sie bitte im Personaldezernat als Nachweis für die Beantragung vorzeigen.

Die vermögenswirksame Leistung ist eine staatlich geförderte Form des Sparens in Deutschland. Der Freistaat Thüringen als Arbeitgeber gewährt Ihnen eine monatliche Sparzulage in Höhe von 6,65 € bei einer vollen Stelle, Teilzeitbeschäftige erhalten den entsprechend anteilig geminderten Betrag. Je nach Vertrag können Sie diese Zahlung durch Eigenleistung aufstocken.

Diese Form des Sparens könnte für Sie dann in Betracht kommen, wenn Sie für einen längeren Zeitraum in Deutschland arbeiten. Lassen Sie sich am besten von Ihrer Bank beraten, welche Möglichkeiten es hierzu gibt.

Wenn Sie einen Vertrag mit einer Bank abschließen, erhalten Sie ein standardisiertes Formular. Legen Sie dieses bitte Ihrem/Ihrer Personalsachbearbeiter/in vor. Die vermögenswirksame Leistung wird dann direkt von der zuständigen Abrechnungsstelle auf das benannte Konto überwiesen.